Plano de contas no livro caixa e a lista padronizada de categorias usada para classificar cada entrada e cada saida de dinheiro (como “Vendas”, “Fornecedores” ou “Aluguel”); no Excel, ele e montado como uma lista fixa de categorias, ligada aos lancamentos por validacao de dados e usada nas formulas de soma por categoria.
E muito comum comecar um livro caixa no Excel so com data, descricao, entrada, saida e saldo. Funciona por um tempo, mas alguns meses depois surge a pergunta que essa estrutura simples nao responde: “quanto eu gastei com fornecedor esse mes?” ou “quanto entrou so de vendas, sem contar outras receitas?”. Sem um plano de contas, a unica forma de responder e reler manualmente cada linha do historico.
O plano de contas resolve exatamente esse problema: ele transforma o campo de “descricao” livre em uma categoria padronizada, escolhida em uma lista fixa. A partir dai, formulas como SOMASE conseguem somar automaticamente tudo que caiu em cada categoria, sem voce precisar reler nada manualmente.
Neste artigo voce vai ver como estruturar um plano de contas para livro caixa no Excel, como ligar ele aos lancamentos com validacao de dados, e um exemplo pratico completo de relatorio por categoria.
O que e o plano de contas de um livro caixa?
E a lista fixa de categorias que classificam cada movimentacao. Diferente de um plano de contas contabil completo (usado em contabilidade formal, com codigos numericos e subgrupos complexos), o plano de contas de um livro caixa de pequeno negocio pode ser bem mais simples: uma lista direta de categorias de entrada e de saida, sem necessidade de codificacao contabil.
Como estruturar as categorias de entrada e saida
Separe o plano de contas em dois grupos:
- Entradas: Vendas a vista, Vendas a prazo, Prestacao de servicos, Outras receitas
- Saidas: Fornecedores, Folha de pagamento, Aluguel, Agua/luz/internet, Impostos, Marketing, Despesas administrativas, Outras despesas
Comece enxuto. E mais facil adicionar uma categoria nova no meio do ano do que descobrir, em dezembro, que “Outras despesas” concentrou 40% dos seus gastos porque as categorias estavam genericas demais.
Como montar o plano de contas no Excel passo a passo
1. Crie uma aba chamada “Plano de Contas” com duas colunas: uma para categorias de entrada, outra para categorias de saida, uma embaixo da outra.
2. Na aba de lancamentos, adicione uma coluna “Categoria” ao lado de “Descricao”.
3. Selecione toda a coluna Categoria e va em Dados > Validacao de Dados > Lista, apontando a origem para o intervalo de categorias da aba Plano de Contas. Isso cria um menu suspenso, evitando erro de digitacao.
4. Para somar automaticamente o total de cada categoria, use =SOMASE(Lancamentos!$C:$C;"Fornecedores";Lancamentos!$E:$E), trocando “Fornecedores” pela categoria e ajustando as colunas de categoria (C) e valor (E) para a estrutura da sua planilha.
A Planilha de Livro Caixa pronta ja vem com termo de abertura e encerramento, cadastro da empresa, plano de contas configuravel, area de lancamentos e relatorio de resultado formatado para impressao em um clique, tudo em Excel com VBA.
De R$ 97,00 por R$ 57,00 – em ate 5x sem juros
Link de afiliado – se voce comprar por aqui, podemos receber uma comissao, sem custo extra pra voce.
Exemplo pratico: relatorio por categoria
Veja como fica o resumo de um mes depois de classificar os lancamentos pelo plano de contas:
| Categoria | Tipo | Total no mes |
|---|---|---|
| Vendas a vista | Entrada | R$ 18.400,00 |
| Prestacao de servicos | Entrada | R$ 6.200,00 |
| Fornecedores | Saida | R$ 9.850,00 |
| Folha de pagamento | Saida | R$ 7.200,00 |
| Aluguel | Saida | R$ 2.100,00 |
| Saldo do mes | – | R$ 5.450,00 |
Com esse tipo de resumo pronto em segundos (em vez de reler o mes inteiro linha por linha), fica muito mais facil enxergar onde o dinheiro esta indo.
Erros comuns ao montar o plano de contas
- Criar categorias demais, tornando a classificacao lenta e a analise confusa.
- Nao usar validacao de dados, deixando o campo de categoria como texto livre – qualquer erro de digitacao (“Fornecedor” em vez de “Fornecedores”) quebra a formula de soma.
- Misturar categoria de entrada com categoria de saida na mesma lista sem separar visualmente, o que confunde quem esta lancando.
- Nao revisar o plano de contas depois de alguns meses de uso, perdendo a chance de ajustar categorias que nao fazem sentido na pratica.
A Planilha de Livro Caixa ja sai com graficos automaticos, liberdade para editar cores, graficos e logomarca, e suporte ativo via WhatsApp caso voce tenha alguma duvida na hora de usar.
Link de afiliado – se voce comprar por aqui, podemos receber uma comissao, sem custo extra pra voce.
Disponibilidade: em quais versoes do Excel isso funciona?
Validacao de dados em lista e a funcao SOMASE existem desde versoes bem antigas do Excel e funcionam normalmente no Excel 2013, 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 e no Excel Online, tanto Windows quanto Mac. Ja planilhas de livro caixa prontas que usam programacao VBA para automatizar a criacao de categorias e relatorios geralmente exigem a versao desktop do Excel (Windows ou Mac), sem suporte ao Excel para celular.
Perguntas frequentes
O que e um plano de contas no livro caixa?
Plano de contas no livro caixa e a lista fixa de categorias usadas para classificar cada entrada e cada saida de dinheiro, como “Vendas”, “Aluguel”, “Fornecedores” ou “Impostos”. Em vez de descrever cada lancamento com um texto livre diferente, voce escolhe uma categoria de uma lista padronizada, o que permite depois somar e analisar o total gasto ou recebido em cada categoria.
Quantas categorias um plano de contas de livro caixa deve ter?
Nao existe um numero fixo, mas o ideal e comecar enxuto: entre 8 e 15 categorias costuma ser suficiente para a maioria dos pequenos negocios e profissionais liberais, dividindo entre categorias de entrada (vendas, servicos, outras receitas) e de saida (fornecedores, folha de pagamento, aluguel, impostos, despesas administrativas). Categorias demais tornam a classificacao lenta e a analise confusa; categorias de menos misturam gastos muito diferentes na mesma conta.
Como evitar erro de digitacao ao classificar lancamentos no plano de contas?
A forma mais confiavel e usar validacao de dados no Excel (menu Dados > Validacao de Dados > Lista) apontando para a lista de categorias do seu plano de contas. Assim, em vez de digitar o nome da categoria a mao em cada lancamento – o que gera erros de grafia que quebram as formulas de soma por categoria – voce seleciona a categoria certa em um menu suspenso.
Veja tambem: livro caixa no Excel: o que e, para que serve e como criar do zero e livro caixa e fluxo de caixa: qual a diferenca.
Compartilhe ou Comente
Se voce curtiu esse artigo aonde mostramos como estruturar um plano de contas para o seu livro caixa no Excel, compartilhe com as suas redes sociais e nao se esqueca de deixar um comentario aqui embaixo caso voce tenha ficado com alguma duvida.
Quantas categorias voce usa hoje no seu controle financeiro? Ja teve dificuldade pra saber quanto gastou em uma categoria especifica? Conta pra nos nos comentarios!