Para criar um gráfico de vencimentos no Excel, conte quantos itens da sua lista estão em cada status (Vencido, Vencendo, Em dia) com a função CONT.SE, monte uma pequena tabela-resumo com essas contagens e insira um gráfico de pizza, rosca ou colunas a partir dela — o gráfico se atualiza sozinho sempre que a planilha for atualizada.
Uma lista de vencimentos com dezenas ou centenas de linhas até funciona, mas ela não responde de cara a pergunta mais importante pra quem gerencia vários documentos: “quantos itens eu preciso resolver agora?”. Rolar a planilha inteira contando manualmente quantas linhas estão vermelhas é lento e sujeito a erro, principalmente se você controla alvarás, licenças, certificados ou contratos de várias empresas ao mesmo tempo.
É aí que entra um resumo visual: em vez de olhar linha por linha, um gráfico mostra de imediato a proporção entre o que está vencido, o que está prestes a vencer e o que ainda está tranquilo — e ajuda a priorizar o que precisa de atenção primeiro, especialmente em reuniões ou relatórios pra outras pessoas da equipe.
Neste artigo vamos mostrar como transformar uma lista de vencimentos em um gráfico de status no Excel, usando contagem por fórmula e Tabela Dinâmica, pra você enxergar de longe a real situação dos seus documentos.
Antes do gráfico: como preparar a base com o status de cada item
O gráfico depende de uma coluna de status já calculada em cada linha da sua lista de vencimentos. Se você ainda não tem essa coluna, o jeito mais direto é combinar a função SE com HOJE():
=SE(D2<HOJE();”Vencido”;SE(D2-HOJE()<=15;”Vencendo”;”Em dia”))
Essa fórmula (explicada em detalhes no artigo Controle de Vencimento de Documentos no Excel) classifica cada linha em “Vencido”, “Vencendo” ou “Em dia”, comparando a data de vencimento da coluna D com a data de hoje. É essa coluna de status, repetida em cada linha, que alimenta a contagem que vamos usar no gráfico.
Como contar quantos itens estão em cada status?
Com a coluna de status pronta (vamos supor que ela esteja na coluna E), use a função CONT.SE pra contar quantas vezes cada palavra aparece:
=CONT.SE(E:E;”Vencido”)
=CONT.SE(E:E;”Vencendo”)
=CONT.SE(E:E;”Em dia”)
Monte essas três fórmulas em uma tabela-resumo pequena, fora da lista principal, assim:
| Status | Quantidade |
|---|---|
| Vencido | 4 |
| Vencendo | 7 |
| Em dia | 32 |
Essa tabela pequena, com só duas colunas, é a base direta do gráfico — é muito mais simples transformar em gráfico um resumo de 3 linhas do que a lista inteira de vencimentos.
Como montar uma Tabela Dinâmica a partir da lista de vencimentos?
Se a sua lista de vencimentos muda com frequência (documentos novos entrando, outros sendo renovados), em vez de manter a tabela-resumo manual com CONT.SE, uma Tabela Dinâmica conta os status automaticamente e se atualiza com um clique. Pra criar:
- Clique em qualquer célula da lista de vencimentos e vá em Inserir > Tabela Dinâmica;
- Arraste o campo Status tanto para Linhas quanto para Valores;
- No campo de Valores, configure para Contagem (e não Soma), já que estamos contando quantos itens, não somando valores.
O resultado é uma tabela com uma linha por status (“Vencido”, “Vencendo”, “Em dia”) e a contagem de cada um, exatamente como a tabela-resumo manual — só que atualizada automaticamente ao clicar em Atualizar Tudo na aba Dados.
Como transformar essa contagem em gráfico?
Com a tabela-resumo (manual ou dinâmica) pronta, selecione as duas colunas (Status e Quantidade) e vá em Inserir > Gráficos Recomendados, ou escolha diretamente um dos formatos mais usados pra esse tipo de dado:
- Gráfico de Pizza ou Rosca: mostra a proporção entre vencidos, vencendo e em dia de forma visual e rápida de entender;
- Gráfico de Colunas: melhor se você também quiser comparar a quantidade entre diferentes meses ou entre diferentes empresas;
- Gráfico Dinâmico: se a base for uma Tabela Dinâmica, use Inserir > Gráfico Dinâmico em vez de um gráfico comum — assim, o gráfico acompanha automaticamente qualquer atualização da tabela.
Uma dica de formatação: use vermelho pra “Vencido”, amarelo pra “Vencendo” e verde pra “Em dia” nas cores do gráfico, seguindo a mesma lógica de cores que você já usa na formatação condicional da lista — isso deixa a leitura instantânea, sem precisar ler a legenda.
A Planilha de Controle de Vencimentos já gera os gráficos automaticamente a partir dos seus lançamentos, com cores indicativas e relatório de resultados prontos, sem você precisar montar nada disso do zero.
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Como manter o gráfico atualizado automaticamente?
Como as fórmulas de status dependem de HOJE(), a classificação de cada linha muda sozinha conforme os dias passam — um item que hoje está “Em dia” pode virar “Vencendo” daqui a algumas semanas sem você precisar editar nada. O que precisa de uma ação sua é só:
- Se usou fórmulas CONT.SE soltas, elas recalculam automaticamente toda vez que a planilha é aberta ou editada, então o gráfico ligado a elas também atualiza sozinho;
- Se usou Tabela Dinâmica, clique com o botão direito sobre ela e escolha Atualizar (ou use Dados > Atualizar Tudo) sempre que quiser garantir que a contagem reflete o estado mais recente da lista.
Uma boa prática é atualizar a Tabela Dinâmica logo ao abrir a planilha no início do dia, principalmente se vários vencimentos estiverem próximos da data de corte que você definiu (os tais 15, 30 ou 60 dias de antecedência).
Em quais versões do Excel isso funciona?
CONT.SE, Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico funcionam no Excel 2016, 2019, 2021, no Microsoft 365 e no Excel Online, sem exigir nenhum recurso exclusivo das versões mais novas. Já a Planilha de Controle de Vencimentos pronta, por usar programação em VBA para gerar os gráficos e relatórios automaticamente, precisa ser aberta em computador (não funciona em celular), com as macros habilitadas.
A planilha já entrega os gráficos gerados automaticamente e o relatório de resultados configurado pra impressão em 1 clique, direto a partir dos seus lançamentos de vencimento.
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Perguntas frequentes
Qual função usar para contar quantos itens estão vencidos no Excel?
Use a função CONT.SE apontando para a coluna de status ou diretamente para a coluna de datas, como em =CONT.SE(E:E;”Vencido”) se houver uma coluna de status em texto, ou =CONT.SE(B:B;”<“&HOJE()) para contar direto pela data de vencimento, sem depender de uma coluna auxiliar.
É melhor usar Tabela Dinâmica ou fórmulas CONT.SE para montar o gráfico de vencimentos?
As duas formas funcionam. Fórmulas CONT.SE são mais simples de montar em listas pequenas e fixas, enquanto a Tabela Dinâmica é melhor quando a lista de vencimentos muda com frequência, porque basta clicar em Atualizar para recalcular as contagens e o gráfico ligado a ela.
Dá para colorir o gráfico de vencimentos igual às cores da formatação condicional da lista?
Sim. Depois de criar o gráfico, clique em cada fatia (no gráfico de pizza ou rosca) ou em cada coluna e escolha uma cor de preenchimento manual — usar vermelho para “Vencido”, amarelo para “Vencendo” e verde para “Em dia” mantém a mesma lógica visual da lista e deixa a leitura do gráfico mais rápida.
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Você já teve dificuldade de enxergar, de longe, quantos vencimentos estavam pendentes na sua planilha? Prefere gráfico de pizza, rosca ou colunas pra esse tipo de resumo? Vai usar Tabela Dinâmica ou fórmulas soltas de CONT.SE? Conta pra nós nos comentários!