Para montar um controle de vencimento de documentos no Excel, crie uma tabela com as colunas Empresa/Cliente, Tipo de Documento e Data de Vencimento, e use uma fórmula com a função HOJE() para calcular quantos dias faltam e classificar cada linha automaticamente como Vencido, Vencendo ou Em dia — depois é só aplicar formatação condicional para colorir cada situação.
Se a sua empresa (ou os clientes que você atende) precisa renovar alvará de funcionamento, licença ambiental, certificado digital, AVCB, procuração ou qualquer outro documento com prazo de validade, você já sabe como é fácil perder uma data no meio de pastas de e-mail, post-its ou planilhas soltas. E o problema não é só esquecer — muitos desses documentos têm multa, ou até paralisação de atividade, quando vencem sem renovação.
Quando o controle é feito de cabeça ou espalhado em vários lugares, o risco cresce junto com o número de documentos. Um escritório de contabilidade, um despachante ou um síndico profissional que cuida de vários CNPJs ao mesmo tempo não tem como confiar na memória pra saber qual alvará vence este mês e qual só vence daqui a um ano.
Neste artigo vamos mostrar como montar, do zero, um controle de vencimento de documentos no Excel — com fórmula de dias restantes, classificação automática por status e cores indicativas — pra você nunca mais descobrir um vencimento depois que ele já passou.
O que precisa ter uma planilha de controle de vencimento de documentos?
Antes de qualquer fórmula, a base de tudo é uma tabela bem estruturada, com uma linha por documento. As colunas essenciais são:
- Empresa/Cliente: útil principalmente se você controla documentos de mais de uma empresa;
- Tipo de Documento: alvará, licença ambiental, certificado digital, procuração, AVCB, contrato, entre outros;
- Data de Emissão: quando o documento foi emitido pela última vez;
- Data de Vencimento: a data que realmente importa pro controle;
- Dias para Vencer: coluna calculada por fórmula;
- Status: coluna calculada, com “Vencido”, “Vencendo” ou “Em dia”.
Veja um exemplo de como essa base fica montada:
| Empresa | Tipo de Documento | Data de Vencimento | Dias para Vencer | Status |
|---|---|---|---|---|
| Padaria Bom Pão Ltda | Alvará de Funcionamento | 10/08/2026 | 10 | Vencendo |
| Padaria Bom Pão Ltda | Licença Sanitária | 15/07/2026 | -16 | Vencido |
| Studio Beleza Ltda | AVCB | 02/12/2026 | 124 | Em dia |
| Studio Beleza Ltda | Certificado Digital | 05/08/2026 | 5 | Vencendo |
| Construtora Alvo Ltda | Procuração | 20/09/2026 | 51 | Em dia |
Como calcular quantos dias faltam para o vencimento?
Com a data de vencimento na coluna D, a fórmula pra descobrir quantos dias faltam é simplesmente subtrair a data de hoje dessa data:
=D2-HOJE()
A função HOJE() devolve a data atual e se atualiza sozinha todos os dias, sem você precisar mexer em nada. Depois de digitar a fórmula, formate a célula como Número (não como Data), senão o Excel mostra o resultado como uma data em vez de uma quantidade de dias. Um resultado negativo, como “-16”, significa que o documento já venceu há 16 dias.
Como classificar automaticamente o status de cada documento?
Em vez de olhar número por número, é melhor que a própria planilha diga “Vencido”, “Vencendo” ou “Em dia” em texto. Isso é feito com a função SE aninhada, comparando a data de vencimento com HOJE():
=SE(D2<HOJE();”Vencido”;SE(D2-HOJE()<=15;”Vencendo”;”Em dia”))
Essa fórmula funciona em três etapas:
- Se a data de vencimento já passou (D2<HOJE()), o status é “Vencido”;
- Se ainda não venceu, mas faltam 15 dias ou menos, o status é “Vencendo”;
- Em qualquer outro caso, o status é “Em dia”.
O número “15” é o seu prazo de antecedência — troque para 30, 45 ou 60 dias conforme o tipo de documento. Um alvará que demora meses para renovar, por exemplo, pede uma antecedência maior do que um certificado digital que se renova em poucos dias.
Como aplicar cores automáticas com formatação condicional?
Com o status calculado na coluna E, o próximo passo é fazer a linha (ou a célula) mudar de cor sozinha conforme o texto. Pra isso:
- Selecione o intervalo da tabela e vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas;
- Para vermelho (vencido): =$E2=”Vencido”;
- Para amarelo (vencendo): =$E2=”Vencendo”;
- Para verde (em dia): =$E2=”Em dia”.
Crie uma regra separada para cada cor, sempre usando o $ antes da letra da coluna do status (pra fixar a coluna) sem fixar a linha, assim a regra se repete automaticamente pra todas as linhas da tabela. O resultado é uma planilha onde basta olhar as cores pra saber, sem ler nenhuma data, o que precisa de atenção imediata.
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Como contar quantos documentos vencem por empresa ou cliente?
Se você controla documentos de mais de uma empresa na mesma planilha, é útil ter um resumo de quantos itens estão vencendo por cliente, sem precisar filtrar a tabela inteira. A função CONT.SES resolve isso combinando dois critérios ao mesmo tempo:
=CONT.SES(B:B;”Padaria Bom Pão Ltda”;E:E;”Vencendo”)
Essa fórmula conta quantas linhas têm “Padaria Bom Pão Ltda” na coluna B e “Vencendo” na coluna E ao mesmo tempo. Monte um pequeno quadro-resumo, com uma linha por empresa/cliente e colunas de “Vencidos”, “Vencendo” e “Em dia”, trocando o texto do segundo critério — assim, quem cuida de várias empresas enxerga de longe qual cliente precisa de atenção primeiro.
Em quais versões do Excel isso funciona?
As funções HOJE(), SE() e CONT.SES(), além da formatação condicional por fórmula, funcionam no Excel 2016, 2019, 2021, no Microsoft 365 e também no Excel Online — não é preciso nenhum recurso exclusivo de versão recente. Já a Planilha de Controle de Vencimentos pronta, por usar programação em VBA, precisa ser aberta em computador (não funciona em celular) e com as macros habilitadas.
Veja também: se o seu caso é mais simples, com uma única lista de vencimentos, confira o artigo Alerta de Vencimento no Excel Automático e o artigo Formatação Condicional com Ícones no Excel. Este artigo aqui vai além, mostrando como organizar o controle quando você lida com vários documentos de várias empresas ou clientes ao mesmo tempo.
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Perguntas frequentes
Qual fórmula usar para saber quantos dias faltam para um documento vencer no Excel?
Subtraia a data de hoje da data de vencimento com a fórmula =DATA_DE_VENCIMENTO-HOJE(). O resultado é um número de dias que se atualiza sozinho a cada dia; um valor negativo indica que o documento já está vencido há aquela quantidade de dias.
Como fazer o Excel avisar automaticamente quando um documento está perto de vencer?
Combine a função SE com HOJE() para criar uma coluna de status, como =SE(D2<HOJE();”Vencido”;SE(D2-HOJE()<=15;”Vencendo”;”Em dia”)), e depois aplique Formatação Condicional usando uma fórmula que lê esse status, por exemplo =$E2=”Vencendo”, para colorir a linha automaticamente.
É possível controlar vencimento de documentos de várias empresas na mesma planilha?
Sim. Basta incluir uma coluna de Empresa/Cliente na mesma tabela de vencimentos e usar a função CONT.SES para contar quantos documentos de cada empresa estão em cada status, como em =CONT.SES(B:B;”Nome da Empresa”;E:E;”Vencendo”), o que permite ter um resumo por empresa sem precisar de uma planilha separada para cada uma.
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Você já perdeu o prazo de renovação de algum alvará, licença ou certificado por falta de controle? Cuida de documentos de mais de uma empresa ao mesmo tempo? Vai adaptar esse modelo pra outro tipo de vencimento? Conta pra nós nos comentários!