Você já esqueceu de pagar uma conta, renovar um contrato ou cobrar um cliente porque a data de vencimento estava perdida no meio de uma planilha com centenas de linhas? Conferir manualmente, linha por linha, quais itens estão vencidos ou perto de vencer é cansativo e, principalmente quando a lista cresce, é praticamente garantido que algum prazo importante passa despercebido.
Esse tipo de descuido tem consequência real: multa por atraso, perda de desconto por pagamento em dia, contrato que expira sem renovação ou cliente que não recebe a cobrança na hora certa. Nenhuma dessas situações depende de má vontade — depende só de não ter um sistema que avise automaticamente.
Neste artigo iremos mostrar como criar um alerta de vencimento automático no Excel, que classifica cada item como vencido, vencendo hoje ou dentro do prazo, destaca essas situações visualmente e ainda avisa com antecedência antes que o prazo chegue.
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Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender a criar um alerta de vencimento automático no Excel assistindo a um vídeo.
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A lógica base: comparar a data de vencimento com HOJE()
Todo alerta de vencimento automático parte da mesma ideia central: comparar a data registrada na planilha com a data de hoje, usando a função HOJE(), que sempre retorna o dia atual do sistema e se atualiza sozinha sempre que a planilha é aberta ou recalculada.
Se a célula B2 contém a data de vencimento de uma conta ou contrato, a comparação mais simples é:
=HOJE()>B2
Essa fórmula retorna VERDADEIRO se a data de vencimento já passou (está no passado em relação a hoje) e FALSO se ainda não chegou. É a base para qualquer alerta mais elaborado que você queira montar em cima disso.
Classificando o status do vencimento com a função SE
Em vez de um simples VERDADEIRO ou FALSO, o mais útil na prática é mostrar um texto claro descrevendo a situação de cada item: “Vencido”, “Vence Hoje” ou “Em Dia”. Para isso, combine a função SE com HOJE(), aninhando duas condições:
=SE(B2<HOJE();”VENCIDO”;SE(B2=HOJE();”VENCE HOJE”;”EM DIA”))
Essa fórmula primeiro verifica se a data de vencimento já passou (retornando “VENCIDO”); se não passou, verifica se a data é exatamente hoje (retornando “VENCE HOJE”); e se nenhuma das duas condições for verdadeira, o item ainda está dentro do prazo (“EM DIA”). Arraste essa fórmula para todas as linhas da sua tabela e cada item mostra automaticamente seu status atualizado, todos os dias, sem nenhuma intervenção manual.
Alertando com antecedência antes do vencimento chegar
Saber que algo já venceu é útil, mas o ideal é ser avisado antes de chegar no vencimento, para ainda ter tempo de agir. Para isso, adicione uma terceira condição que verifica se a data está dentro de uma margem de dias que você define — por exemplo, 5 dias de antecedência:
=SE(B2<HOJE();”VENCIDO”;SE(B2-HOJE()<=5;”VENCE EM BREVE”;”EM DIA”))
Aqui, B2-HOJE() calcula quantos dias faltam para o vencimento. Se esse número for menor ou igual a 5 (e a data ainda não tiver passado, pois isso já foi tratado na primeira condição), o status mostra “VENCE EM BREVE” — um alerta antecipado que dá tempo de providenciar o pagamento, a renovação ou a cobrança antes que vire um problema. Você pode trocar o número 5 por qualquer prazo de antecedência que faça sentido para o seu controle, ou até referenciar uma célula separada com esse valor, para poder ajustar a margem de aviso sem precisar editar a fórmula.
Destacando visualmente com Formatação Condicional
Colorir a data de vencimento (ou uma célula de “farol” ao lado dela) deixa o alerta muito mais rápido de identificar do que ler um texto de status, e é a forma mais direta de montar esse alerta: em vez de depender de uma coluna de texto auxiliar, você aplica a cor diretamente sobre a data, usando três regras separadas de Página Inicial > Formatação Condicional > Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas:
- Vermelho (já venceu): =$B2-HOJE()<0
- Amarelo (vencendo dentro da margem de aviso): =E($B2-HOJE()>=0;$B2-HOJE()<=5)
- Verde (ainda dentro do prazo, fora da margem de aviso): =$B2-HOJE()>5
Se cada item da sua planilha tiver seu próprio prazo de antecedência em vez de um número fixo para todos (por exemplo, um produto perecível com 3 dias de aviso e um contrato com 30), basta trocar o “5” fixo por uma referência a uma coluna com esse limite, como <=$C2, em vez do número direto na fórmula.
Um detalhe importante ao configurar essas regras: o Excel grava a referência da célula com cifrões ($B$2) por padrão. Para que a regra funcione corretamente ao ser arrastada ou aplicada em várias linhas, você precisa remover esses cifrões, deixando a referência relativa na linha. Um jeito rápido de fazer isso é clicar dentro da referência, dentro da caixa de fórmula, e apertar a tecla F4 repetidamente — cada vez que você aperta, o Excel alterna entre referência absoluta, mista e relativa, até remover todos os cifrões.
Se preferir também mostrar um texto de status (como nas seções anteriores, usando a função SE), aplique uma segunda regra do tipo Formatar apenas células que contenham sobre a coluna de texto, uma para cada valor (“VENCIDO”, “VENCE EM BREVE”, “EM DIA”). As duas abordagens podem conviver na mesma planilha, uma reforçando a outra.
Contando quantos itens estão vencidos ou a vencer
Além de olhar item por item, um painel de controle costuma precisar de um resumo: quantos itens estão vencidos agora, quantos vencem em breve. Para isso, use CONT.SE apontando para a coluna de datas de vencimento:
=CONT.SE(B2:B100;”<“&HOJE())
Essa fórmula conta quantas datas na coluna B são menores que hoje — ou seja, quantos itens já estão vencidos. Repare no uso do & para concatenar o operador de comparação com o resultado de HOJE(): como HOJE() é uma função e não um valor fixo, ela precisa ser unida ao texto do operador dentro de aspas para o CONT.SE interpretar corretamente a condição.
Para contar quantos itens vencem dentro dos próximos 5 dias, combine duas condições com CONT.SES:
=CONT.SES(B2:B100;”>=”&HOJE();B2:B100;”<=”&(HOJE()+5))
Exemplo completo de planilha de controle de vencimento
Juntando a data de vencimento, o status calculado e a contagem de resumo, uma planilha de controle de vencimento fica assim:
Com essa estrutura, basta abrir a planilha em qualquer dia para ver, de forma imediata e sem nenhuma conferência manual, o que já venceu, o que vence em breve e o que ainda está tranquilo.
Disponibilidade
As funções HOJE, SE, CONT.SE e CONT.SES, além da Formatação Condicional, estão disponíveis em praticamente todas as versões do Excel, incluindo Excel 2007 em diante, Excel para Mac, Excel Online e Google Sheets (com pequenas diferenças de nome de função, como COUNTIFS em vez de CONT.SES nas versões em inglês).
Perguntas frequentes
Como faço para que a planilha avise com antecedência antes do vencimento, e não só quando já venceu?
Adicione uma condição que verifica quantos dias faltam para o vencimento, subtraindo a data de hoje da data de vencimento, como em B2-HOJE()<=5. Combinada com a função SE, essa condição mostra um status intermediário de alerta, do tipo “VENCE EM BREVE”, antes de o item efetivamente vencer.
É possível destacar as linhas vencidas automaticamente sem digitar uma fórmula de status em outra coluna?
Sim. Use Formatação Condicional com a opção “Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas” e aplique a condição diretamente sobre a data de vencimento, por exemplo =$B2<HOJE() para pintar de vermelho as datas já vencidas, sem precisar de uma coluna auxiliar de texto.
Como contar quantos itens estão vencidos na planilha inteira?
Use a função CONT.SE apontando para a coluna de vencimentos com a condição de ser menor que hoje, como em =CONT.SE(B2:B100;”<“&HOJE()). O símbolo & é necessário para unir o operador de comparação ao resultado da função HOJE() dentro da condição.
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Você já perdeu algum prazo importante por falta de um controle automático? Vai usar esse alerta de vencimento nas suas planilhas de contas a pagar ou contratos? Conta para nós nos comentários!