Para importar um PDF de várias páginas com cabeçalhos iguais para o Excel, use Dados > Obter Dados > De Arquivo > De PDF, selecione as tabelas de cada página que você quer juntar, clique em Transformar Dados para abrir o Power Query, e use Página Inicial > Acrescentar Consultas > Acrescentar Consultas como Novas para empilhar as tabelas uma embaixo da outra numa única consulta.
Você já recebeu um relatório em PDF — um balanço financeiro, uma demonstração de resultados, um relatório de vendas — onde os dados que você precisa estão espalhados em páginas diferentes, cada uma com uma parte da tabela, mas todas usando exatamente o mesmo cabeçalho de coluna?
Sem juntar essas páginas automaticamente, você acaba tendo que copiar e colar manualmente o conteúdo de cada página numa planilha, um trabalho lento e sujeito a erro quando o relatório tem várias páginas de tabela.
Neste artigo iremos mostrar como importar essas páginas usando o Power Query e juntar tudo automaticamente numa única tabela, mantendo os dados um embaixo do outro, exatamente como se fosse uma tabela contínua.
Antes de importar: confirme que o PDF tem dados reais
Antes de tentar importar, abra o PDF e tente selecionar um texto ou número dentro dele, como se fosse copiar. Se você conseguir selecionar exatamente aquele texto, o PDF tem dados estruturados de verdade, prontos para importar. Se a seleção pegar a página inteira como se fosse uma foto, o PDF é uma imagem digitalizada, e o Power Query não vai conseguir extrair nada dele — seria necessário um software de OCR separado antes de tentar importar.
Passo 1: abrir o PDF pelo Power Query
Com o PDF confirmado como estruturado, vá em Dados > Obter Dados > De Arquivo > De PDF e selecione o arquivo. O Excel abre a janela do Navegador, mostrando tudo que o Power Query conseguiu identificar dentro do documento — geralmente uma Tabela para cada página que tiver algo parecido com dados tabulares, além de uma entrada de Página para o conteúdo completo de cada página (incluindo textos que não são tabela).
Passo 2: selecionar as tabelas das páginas que você quer juntar
Num relatório financeiro real, por exemplo, você pode querer só as tabelas de duas páginas específicas — digamos, a tabela da página 3 (com o código de conta 1) e a tabela da página 4 (com o código de conta 2), ignorando o índice e outras páginas que não interessam. Ative a opção Selecionar Vários Itens no navegador, marque as tabelas dessas duas páginas, e clique em Transformar Dados (não em Carregar direto) para abrir o editor do Power Query, onde vamos juntar as duas antes de trazer para a planilha.
Passo 3: acrescentar as consultas como uma nova tabela combinada
Dentro do editor do Power Query, vá em Página Inicial > Acrescentar Consultas e escolha Acrescentar Consultas como Novas — essa opção específica cria uma terceira consulta nova com as duas tabelas empilhadas, mantendo as duas originais intactas (diferente de “Acrescentar Consultas” sem “como Novas”, que mescla direto dentro de uma das consultas existentes). Na janela que abrir, selecione as duas tabelas que você importou no passo anterior, na ordem em que quer que fiquem empilhadas, e confirme.
O Power Query cria a nova consulta com os dados de ambas as páginas um embaixo do outro — por exemplo, o código de conta 1 aparece primeiro, e logo abaixo dele já aparece o código de conta 2, como se fosse uma tabela única e contínua.
O ponto de atenção: cabeçalhos precisam ser idênticos
Para o “Acrescentar Consultas” funcionar corretamente, empilhando os dados sem criar colunas extras bagunçadas, os nomes das colunas das tabelas de origem precisam ser exatamente iguais entre as páginas — por exemplo, “Código da Conta”, “Descrição”, “Trimestre Atual” e “Exercício Anterior” nas duas páginas. Quando os cabeçalhos batem, o Power Query reconhece que são a mesma estrutura de dados e empilha tudo certinho. Se os cabeçalhos fossem diferentes entre as páginas, o resultado ficaria com colunas extras e desalinhadas — nesse caso, seria necessário renomear as colunas para ficarem idênticas antes de acrescentar as consultas.
Passo 4: carregar o resultado final
Com a consulta combinada pronta, vá em Fechar e Carregar Para, escolha carregar como Tabela numa planilha nova. O Excel cria uma planilha para cada consulta (as duas tabelas originais de cada página, mais a consulta combinada) — como você só precisa do resultado final combinado, pode simplesmente excluir as abas das duas tabelas originais separadas, mantendo só a combinada.
Disponibilidade
A importação de PDF pelo Power Query está disponível no Excel 365 e Excel 2021 no Windows, e em versões mais recentes do Excel para Mac. Não está disponível no Excel 2019 ou anteriores, nem no Excel Online ou Google Sheets.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre “Acrescentar Consultas” e “Acrescentar Consultas como Novas”?
“Acrescentar Consultas” mescla os dados direto dentro de uma consulta existente, alterando ela. “Acrescentar Consultas como Novas” cria uma consulta adicional separada com o resultado combinado, mantendo as consultas originais de cada página intactas — geralmente a opção mais segura.
O que acontece se os cabeçalhos das páginas forem diferentes?
O Power Query não vai reconhecer as colunas como equivalentes, e o resultado combinado fica com colunas extras e desalinhadas. Nesse caso, é preciso renomear as colunas de cada tabela para ficarem com nomes idênticos antes de acrescentar as consultas.
Como sei se meu PDF vai funcionar com esse processo?
Tente selecionar um texto dentro do PDF antes de importar. Se conseguir selecionar normalmente, o arquivo tem dados estruturados e o processo funciona. Se a seleção pegar a página inteira como uma imagem, o PDF é uma digitalização e não pode ser importado dessa forma.
Veja também: PDF Não Importa Certo no Excel? Como Saber se é Imagem.
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