Você já precisou saber onde exatamente um nome, um código ou uma palavra aparece dentro de uma planilha gigante, com várias abas e milhares de linhas? Rolar a tela procurando manualmente é lento, cansativo e ainda assim é fácil passar direto por uma ocorrência sem perceber, principalmente quando o termo aparece dezenas de vezes espalhado em lugares diferentes.
Esse tipo de busca manual custa tempo que poderia ser usado em outra coisa, e o risco de erro é real: uma ocorrência esquecida pode significar um dado desatualizado que não foi corrigido, um cliente que não foi contatado ou uma célula errada que passou despercebida em um relatório importante.
Neste artigo iremos mostrar como usar a ferramenta Localizar e Substituir do Excel para localizar de uma só vez todas as ocorrências de uma palavra, tanto na planilha atual quanto em toda a pasta de trabalho, sem precisar rolar a tela nem clicar célula por célula.
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Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender a como localizar todas as ocorrências de uma palavra no Excel assistindo a um vídeo.
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Abrindo a caixa Localizar e Substituir
O atalho mais rápido para abrir a ferramenta de busca é Ctrl+L (de “Localizar”), que já abre a caixa na aba “Substituir”. Se preferir só localizar, sem a opção de substituir, use Ctrl+F. As duas abrem a mesma janela, só muda a aba selecionada por padrão — e é possível alternar entre elas a qualquer momento clicando na aba correspondente dentro da própria caixa.
Digite a palavra ou o termo que você está procurando no campo “Localizar” (no exemplo do vídeo, o nome “Bruno”) e, antes de apertar Enter, vale a pena conferir as opções avançadas, escondidas atrás de um botão chamado Opções, no canto da janela.
Localizar Tudo: a diferença entre buscar um por um e ver a lista inteira
Por padrão, o botão “Localizar Próxima” leva você célula por célula, uma ocorrência de cada vez, obrigando a clicar repetidamente até passar por todas. Isso funciona, mas é lento quando o termo aparece muitas vezes.
O botão Localizar Tudo resolve esse problema de uma vez: em vez de pular ocorrência por ocorrência, ele exibe uma lista completa na parte de baixo da janela, mostrando o livro, a planilha, a célula e o valor de cada ocorrência encontrada. Um exemplo de como essa lista aparece:
Clicando em qualquer linha dessa lista, o Excel leva você direto até aquela célula específica, sem precisar navegar manualmente pelas abas. Isso é especialmente útil quando você já sabe o total de ocorrências e quer ir direto na que interessa, em vez de percorrer todas em sequência.
Buscando em toda a pasta de trabalho, não só na planilha atual
Por padrão, o Excel busca apenas na planilha (aba) que está ativa no momento. Se a palavra também puder estar em outras abas — o que é comum em planilhas com uma aba por mês, por vendedor ou por filial —, é preciso ajustar uma opção antes de clicar em Localizar Tudo.
Clique em Opções dentro da caixa Localizar e Substituir. Vai aparecer um campo chamado “Dentro de”, com duas escolhas: “Planilha” (o padrão) ou “Pasta de trabalho”. Ao trocar para “Pasta de trabalho”, o Excel passa a vasculhar todas as abas do arquivo de uma vez, e a coluna “Planilha” na lista de resultados mostra em qual aba específica cada ocorrência foi encontrada — assim você sabe exatamente onde ir, mesmo com dezenas de abas no arquivo.
Essa configuração fica salva até você fechar o Excel ou trocar manualmente de novo, então se você faz buscas em várias abas com frequência, vale deixar sempre em “Pasta de trabalho” para não esquecer de configurar toda vez.
Localizar e Substituir: cuidado ao trocar em massa
A mesma caixa de diálogo que localiza também substitui. Na aba “Substituir”, além do campo com a palavra buscada, existe um segundo campo para digitar o texto que vai entrar no lugar. O botão Substituir Tudo troca todas as ocorrências de uma vez, sem pedir confirmação individual — o que é rápido, mas arriscado se a palavra buscada também aparecer dentro de outras palavras maiores.
Por exemplo, substituir “Ana” por “Mariana” em massa também vai alterar células onde “Ana” aparece como parte de outro nome, como “Adriana” ou “Analista”, se a opção de célula inteira não estiver marcada. Para evitar isso, use a opção Corresponder conteúdo da célula inteira (dentro de Opções), que só localiza e substitui quando o conteúdo completo da célula é exatamente igual ao termo buscado, e não apenas uma parte dele.
Antes de clicar em Substituir Tudo em uma planilha importante, é uma boa prática clicar primeiro em Localizar Tudo, conferir a lista completa de onde a substituição vai acontecer, e só depois seguir com a troca — assim você confirma visualmente que não vai alterar nada fora do esperado.
Usando curingas para buscas mais flexíveis
Quando a opção “Usar caracteres curinga” está marcada (também dentro de Opções), você pode usar o asterisco para representar qualquer sequência de caracteres, e a interrogação ? para representar um único caractere qualquer. Por exemplo, buscar por “Bru“ encontra tanto “Bruno” quanto “Bruna” ou “Brunela”, já que o asterisco substitui o que vier depois de “Bru”.
Isso é útil quando você não lembra exatamente como um nome foi digitado, ou quando quer encontrar variações de um mesmo termo (com prefixos ou sufixos diferentes) em uma única busca, sem precisar repetir o processo várias vezes com termos parecidos.
Diferenciando maiúsculas de minúsculas e por fórmula ou valor
Ainda dentro de Opções, há duas caixas de seleção importantes. A opção Diferenciar maiúsculas de minúsculas faz o Excel considerar “excel” e “Excel” como termos diferentes — por padrão essa opção fica desmarcada, e o Excel trata maiúsculas e minúsculas como iguais.
Já o campo “Examinar” permite escolher se a busca deve considerar o valor exibido na célula (Valores) ou o conteúdo real da fórmula (Fórmulas). Isso importa quando a palavra buscada pode estar dentro de uma fórmula (por exemplo, dentro de um texto concatenado com &) mas não aparecer diretamente como resultado visível na célula — nesses casos, buscar por “Fórmulas” encontra ocorrências que buscar por “Valores” deixaria passar.
Disponibilidade da ferramenta Localizar e Substituir
A ferramenta Localizar e Substituir, incluindo a busca em toda a pasta de trabalho e os curingas, está disponível em praticamente todas as versões do Excel — Excel 2007 em diante, Excel 365, Excel para Mac (com o atalho Cmd+F em vez de Ctrl+F) e Excel Online, com pequenas variações de layout entre versões. No Google Sheets, o atalho equivalente é Ctrl+H para localizar e substituir, com opções parecidas de busca em todas as abas da planilha.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre Localizar Próxima e Localizar Tudo no Excel?
Localizar Próxima leva você célula por célula, uma ocorrência de cada vez, sendo necessário clicar repetidamente para ver todas. Localizar Tudo mostra de uma só vez uma lista completa com planilha, célula e valor de cada ocorrência encontrada, permitindo clicar diretamente na que interessa.
Como faço para buscar uma palavra em todas as abas da planilha, não só na aba atual?
Abra a caixa Localizar e Substituir (Ctrl+L), clique em Opções e, no campo “Dentro de”, troque de “Planilha” para “Pasta de trabalho”. O Excel passa a procurar em todas as abas do arquivo de uma vez, mostrando em qual planilha cada ocorrência está.
É seguro usar Substituir Tudo em uma planilha grande?
Só com cuidado. Antes de substituir tudo, use Localizar Tudo para conferir a lista completa de onde a troca vai acontecer, e marque a opção “Corresponder conteúdo da célula inteira” se o termo buscado puder fazer parte de palavras maiores, para evitar substituições indesejadas.
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Você costuma perder tempo procurando informações espalhadas por várias abas? Já usou a busca em “Pasta de trabalho inteira” antes ou vai testar agora pela primeira vez? Conta para nós nos comentários!