Controle de Contas a Pagar e a Receber no Excel: Planilha Completa

Para montar um controle de contas a pagar e a receber no mesmo lugar, use uma única tabela com uma coluna de Tipo (A Pagar ou A Receber) e some cada lado separadamente com =SOMASES(valor;tipo;”A Receber”;status;”Pendente”) — a diferença entre o total pendente a receber e o total pendente a pagar mostra o seu saldo líquido projetado.

Esse artigo é uma continuação direta do nosso guia de controle de contas a pagar com SOMASE, que resolve bem o lado das despesas mas não junta na mesma planilha o dinheiro que ainda vai entrar. Se você só precisa acompanhar o que sai do caixa, aquele artigo já cobre o suficiente — mas se a sua realidade envolve também receber de clientes, este aqui mostra como juntar os dois lados em um único controle.

Sem enxergar pagar e receber lado a lado, é comum uma pessoa ou uma pequena empresa achar que está tudo em ordem só porque as contas a pagar estão sob controle, sem perceber que os recebimentos previstos estão atrasando — e só descobrir o problema quando o saldo do banco já está apertado.

Esse desequilíbrio invisível é justamente o que gera surpresas desagradáveis no fim do mês: dinheiro programado para entrar que não entra na data certa, enquanto os compromissos de pagamento continuam vencendo normalmente, criando um aperto de caixa que poderia ter sido previsto com antecedência.

Neste artigo iremos mostrar como montar uma planilha única de contas a pagar e a receber no Excel, calculando separadamente cada lado com SOMASES e chegando a um saldo líquido projetado que avisa com antecedência se as contas vão fechar no positivo ou no negativo.

Estrutura da planilha combinada

A base é uma única tabela, com uma linha para cada lançamento financeiro, independentemente de ser uma saída ou uma entrada. As colunas essenciais são: Descrição (nome do fornecedor ou cliente), Tipo (A Pagar ou A Receber), Valor, Vencimento (data) e Status (Pago/Não pago para as saídas, Recebido/Não recebido para as entradas). Um exemplo de como essa tabela fica organizada:

Use validação de dados com lista suspensa tanto na coluna Tipo quanto na coluna Status, para garantir que o texto digitado seja sempre idêntico ao critério usado nas fórmulas — sem isso, pequenas variações de digitação fazem os totais saírem errados sem nenhum aviso visual do Excel.

Somando o total a pagar e o total a receber separadamente

Com a coluna Tipo preenchida, use SOMASE para separar os dois grupos. Para somar tudo que ainda falta pagar: =SOMASES(D2:D10;B2:B10;”A Pagar”;E2:E10;”Não pago”). Para somar tudo que ainda falta receber: =SOMASES(D2:D10;B2:B10;”A Receber”;E2:E10;”Não recebido”). Nas duas fórmulas, D2:D10 é o intervalo de valores, B2:B10 é a coluna de tipo, e E2:E10 é a coluna de status — a função SOMASES combina os dois critérios em uma única conta, sem precisar de fórmulas auxiliares.

Calculando o saldo líquido projetado

Com os dois totais separados, o saldo líquido projetado é simplesmente a subtração entre eles: =Total_a_Receber_Pendente – Total_a_Pagar_Pendente. Um resultado positivo indica que, se tudo for recebido e pago nas datas previstas, sobra dinheiro no período; um resultado negativo é um alerta de que as saídas programadas superam as entradas programadas, e vale negociar prazos com fornecedores ou cobrar clientes atrasados antes que o problema vire falta de caixa de verdade.

Alerta visual de vencimento próximo

Para não depender de olhar a coluna de vencimento linha por linha, aplique formatação condicional na coluna de data: crie uma regra do tipo “Formatar apenas células que contenham uma data que ocorre” com a opção Nos próximos 7 dias, aplicando preenchimento amarelo — assim, tanto os pagamentos quanto os recebimentos que estão prestes a vencer se destacam visualmente na planilha inteira, sem misturar a lógica dos dois tipos de lançamento.

Separando por cliente ou fornecedor

Se a lista crescer e você quiser saber quanto um cliente específico ainda deve, ou quanto ainda falta pagar para um fornecedor específico, acrescente esse terceiro critério na fórmula SOMASES: =SOMASES(D2:D50;B2:B50;”A Receber”;C2:C50;”Cliente Alfa Ltda”;E2:E50;”Não recebido”), cruzando tipo, nome e status em uma única conta.

Disponibilidade

A função SOMASES está disponível a partir do Excel 2007 em diante, incluindo Excel 365, Excel Online, Excel para Mac e Google Sheets, onde a sintaxe é equivalente. A formatação condicional com regra de data também está presente em todas essas versões, tornando esse modelo de controle acessível independentemente da versão instalada.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre esse controle e um controle de contas a pagar comum?

Um controle de contas a pagar comum mostra só o que sai do caixa. Esse modelo junta, na mesma planilha, o que sai (a pagar) e o que entra (a receber), permitindo calcular o saldo líquido projetado — a diferença entre tudo que vai entrar e tudo que vai sair em um período futuro.

Como faço para separar os totais de pagar e de receber na mesma coluna de valor?

Use a função SOMASES com dois critérios: o tipo do lançamento (A Pagar ou A Receber) e o status (pago/recebido ou pendente). Assim, uma mesma coluna de valores serve tanto para lançamentos a pagar quanto a receber, sem precisar de duas planilhas separadas.

Dá para saber se vou ficar no vermelho nas próximas semanas?

Sim. Some tudo que está pendente para receber dentro do período e subtraia tudo que está pendente para pagar no mesmo período — se o resultado for negativo, é sinal de que as saídas previstas superam as entradas previstas, e vale reorganizar prazos antes que o problema aconteça de fato.

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Você já teve uma surpresa de caixa por não enxergar pagar e receber juntos? Prefere manter tudo em uma planilha só ou separado por tipo? Conta para nós nos comentários!