Imagine uma planilha onde as células mudam de cor automaticamente de acordo com o valor que elas contêm. Valores acima da meta ficam em verde, abaixo da meta ficam em vermelho e próximos da meta ficam em amarelo. Isso é a formatação condicional do Excel, e ela torna qualquer planilha muito mais visual e fácil de analisar. Neste artigo iremos mostrar como usar a formatação condicional no Excel com exemplos práticos.
O que é formatação condicional?
A formatação condicional é um recurso do Excel que aplica automaticamente uma formatação visual a uma célula ou intervalo de células com base em uma condição que você define. Quando a condição é verdadeira, a formatação é aplicada. Quando é falsa, a célula mantém a aparência normal.
Você pode mudar a cor de fundo, a cor do texto, a borda, o estilo da fonte e até adicionar ícones e barras de dados dentro das células, tudo de forma automática.
Como acessar a formatação condicional
Para acessar a formatação condicional, selecione o intervalo de células que você quer formatar e vá em Página Inicial > Formatação Condicional. Um menu vai se abrir com várias opções prontas e também a opção de criar regras personalizadas.
Regras prontas: realçar regras de células
A forma mais rápida de aplicar formatação condicional é usando as regras prontas. Em Formatação Condicional > Realçar Regras de Células, você encontra opções como:
- É maior do que: formata células com valor acima de um número
- É menor do que: formata células com valor abaixo de um número
- Entre: formata células cujo valor está dentro de uma faixa
- É igual a: formata células com um valor específico
- Texto que contém: formata células que contêm um texto específico
- Uma data que ocorre: formata células com datas em períodos específicos
- Valores duplicados: formata células que têm valores repetidos
Barras de dados, escalas de cor e conjuntos de ícones
Além de mudar a cor das células, a formatação condicional oferece três formas visuais muito interessantes de representar os dados:
Barras de dados
Inserem uma barra horizontal dentro da célula, proporcional ao valor. Quanto maior o valor, maior a barra. É como um mini gráfico de barras dentro da própria célula.
Escalas de cor
Aplicam um gradiente de cores ao intervalo. Por exemplo, vermelho para os menores valores, amarelo para os valores do meio e verde para os maiores. Isso permite visualizar instantaneamente onde estão os valores mais altos e mais baixos.
Conjuntos de ícones
Inserem ícones dentro das células, como setas para cima e para baixo, semáforos com cores, estrelas e outros símbolos, para representar visualmente se o valor está alto, médio ou baixo.
Criando regras personalizadas com fórmulas
O recurso mais poderoso da formatação condicional é a possibilidade de criar regras baseadas em fórmulas. Isso permite formatar uma célula com base no valor de outra célula, o que abre um mundo de possibilidades.
Para criar uma regra personalizada, vá em Formatação Condicional > Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células serão formatadas.
Por exemplo, imagine que você tem uma lista de vendedores na coluna A e os valores de vendas na coluna B. Você quer destacar em verde a linha inteira dos vendedores que venderam mais de R$ 10.000. Selecione o intervalo A2:B20 e crie uma regra com a fórmula:
=$B2>10000
O cifrão antes do B ($B) trava a coluna B para que a verificação seja sempre feita na coluna B, independentemente de qual coluna da linha estiver sendo formatada. Sem o cifrão, a formatação pode não funcionar corretamente ao se aplicar a múltiplas colunas.
Gerenciando as regras existentes
Para ver, editar ou excluir as regras de formatação condicional que você criou, vá em Formatação Condicional > Gerenciar Regras. Uma janela vai mostrar todas as regras aplicadas ao intervalo selecionado, e você pode alterá-las ou excluí-las conforme necessário.
A ordem das regras importa. O Excel aplica as regras de cima para baixo, e quando uma regra é atendida, as regras seguintes podem ou não ser aplicadas dependendo da opção “Parar se verdadeiro” estar marcada ou não.
Formatação condicional para identificar duplicatas
Um uso muito prático da formatação condicional é identificar valores duplicados em uma lista. Selecione a coluna ou intervalo, vá em Formatação Condicional > Realçar Regras de Células > Valores Duplicados e escolha uma cor. Todas as células com valores repetidos serão destacadas automaticamente.
Cuidado com o desempenho
A formatação condicional baseada em fórmulas complexas aplicada a grandes intervalos pode deixar o Excel mais lento, pois o Excel recalcula as fórmulas das regras toda vez que a planilha é atualizada. Sempre que possível, limite o intervalo de aplicação da formatação condicional ao menor intervalo necessário.
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