Quem trabalha com RH sabe que manter o controle de informações dos funcionários é uma tarefa constante. Data de admissão, aniversários, faixa etária para benefícios, aposentadoria compulsória — tudo isso envolve calcular e atualizar idades regularmente, e fazer isso na mão é trabalhoso e sujeito a erro.
O problema é que muitas planilhas de RH ainda usam a idade digitada manualmente, o que significa que alguém precisa lembrar de atualizar esse dado toda vez que um colaborador faz aniversário. Com 50, 100 ou 300 funcionários, isso é praticamente inviável sem errar.
Neste artigo iremos mostrar como calcular a idade dos funcionários automaticamente no Excel, como classificar por faixa etária e como criar alertas para aniversariantes do mês — tudo de forma automática, sem precisar atualizar manualmente.
Vídeo aula sobre como calcular idade no Excel
Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como calcular idade no Excel assistindo a um vídeo.
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Calculando a Idade Automaticamente com DATADIF
A base de tudo é garantir que a idade seja sempre calculada com base na data atual, sem precisar de atualização manual. Para isso, usamos a função =DATADIF() combinada com =HOJE().
Supondo que a data de nascimento do funcionário esteja na coluna B, a fórmula na coluna de idade fica:
=DATADIF(B2;HOJE();”Y”)
Essa fórmula sempre vai retornar a idade correta baseada no dia em que a planilha for aberta. Quando o funcionário fizer aniversário, na próxima vez que alguém abrir o arquivo, a idade já vai estar atualizada automaticamente.
Veja como ficaria a estrutura da planilha:
| Nome | Data Nasc. | Idade | Cargo |
|---|---|---|---|
| Marcos Silva | 15/04/1980 | =DATADIF(B2;HOJE();”Y”) | Analista |
| Fernanda Lima | 22/09/1995 | =DATADIF(B3;HOJE();”Y”) | Assistente |
| Roberto Souza | 08/01/1972 | =DATADIF(B4;HOJE();”Y”) | Gerente |
Classificando Funcionários por Faixa Etária
Com a coluna de idade calculada automaticamente, fica fácil classificar cada funcionário em uma faixa etária. Isso é muito útil para análises de perfil da equipe, planejamento de benefícios e relatórios para gestão.
Use a função =SE() aninhada para criar a classificação. Supondo que a idade calculada esteja na coluna C:
=SE(C2<30;”Até 30 anos”;SE(C2<40;”30 a 39 anos”;SE(C2<50;”40 a 49 anos”;SE(C2<60;”50 a 59 anos”;”60 anos ou mais”))))
Essa fórmula cria cinco categorias automaticamente:
- Até 30 anos
- 30 a 39 anos
- 40 a 49 anos
- 50 a 59 anos
- 60 anos ou mais
Você pode ajustar as faixas conforme a necessidade da sua empresa.
Identificando Aniversariantes do Mês
Outra aplicação muito prática é filtrar os funcionários que fazem aniversário no mês atual. Em vez de consultar manualmente as datas, você cria uma coluna que mostra automaticamente se aquele funcionário é aniversariante do mês.
Para isso, use a combinação de =MÊS() com =HOJE():
=SE(MÊS(B2)=MÊS(HOJE());”Aniversariante do mês”;””)
A fórmula compara o mês de nascimento do funcionário com o mês atual. Se for igual, retorna o texto “Aniversariante do mês”. Se não for, retorna vazio — então a coluna só vai mostrar algo para quem realmente faz aniversário naquele mês.
Para deixar ainda mais visual, aplique uma formatação condicional nessa coluna para destacar em verde as células que contêm o texto. Assim, quando alguém abrir a planilha, os aniversariantes do mês vão aparecer destacados automaticamente.
Calculando Anos de Empresa
Com a mesma lógica, você pode calcular há quantos anos cada funcionário está na empresa. Basta trocar a data de nascimento pela data de admissão:
=DATADIF(C2;HOJE();”Y”)
Onde C2 é a célula com a data de admissão. O resultado mostra os anos completos de empresa, o que é útil para controle de férias, progressão de carreira e benefícios por tempo de serviço.
Se quiser mostrar anos e meses juntos, use:
=DATADIF(C2;HOJE();”Y”)&” anos e “&DATADIF(C2;HOJE();”YM”)&” meses”
Calculando Quantos Dias Faltam Para o Próximo Aniversário
Para criar um ranking de “quem faz aniversário primeiro”, você pode calcular quantos dias faltam para o próximo aniversário de cada funcionário:
=DATA(ANO(HOJE());MÊS(B2);DIA(B2))-HOJE()
Essa fórmula pega a data de aniversário do funcionário no ano atual e subtrai a data de hoje. Se o aniversário já passou este ano, o resultado vai ser negativo — o que indica que o próximo aniversário será no ano que vem.
Para tratar isso, use:
=SE(DATA(ANO(HOJE());MÊS(B2);DIA(B2))-HOJE()<0;DATA(ANO(HOJE())+1;MÊS(B2);DIA(B2))-HOJE();DATA(ANO(HOJE());MÊS(B2);DIA(B2))-HOJE())
O resultado é o número de dias que faltam para o próximo aniversário. Ordenando essa coluna do menor para o maior, você tem automaticamente quem está mais próximo de fazer aniversário.
✅ Todas as fórmulas deste artigo funcionam no Excel 2007 em diante, no Excel 365, no Excel Online e também no Google Sheets.
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