Para controlar o vencimento de exames periódicos (ASO) no Excel, registre a data do último exame de cada funcionário, calcule a data do próximo vencimento somando o intervalo de periodicidade, e use formatação condicional para destacar os exames que estão a poucos dias de vencer.
Você já descobriu que o exame periódico de um funcionário venceu só quando alguém perguntou, ou pior, numa fiscalização? Sem um controle formal de vencimento, essas datas ficam espalhadas em pastas de papel ou na memória do RH, e é fácil perder o prazo justamente do funcionário que está há mais tempo na empresa, o que geralmente é o esquecido.
O risco de deixar um ASO vencer não é só administrativo: manter um funcionário trabalhando sem exame médico ocupacional em dia é uma irregularidade trabalhista, que pode gerar autuação e aumenta a exposição da empresa em caso de acidente ou afastamento por saúde.
Neste artigo vamos mostrar como montar no Excel uma planilha de controle de vencimento de exames periódicos, com cálculo automático de dias restantes e alerta visual para os exames próximos do vencimento.
Aviso importante: a periodicidade e os tipos de exame variam conforme a NR-7 (PCMSO), o grau de risco da atividade e a idade do funcionário, e devem ser definidos pelo médico do trabalho responsável pela empresa. Os prazos deste artigo são exemplos genéricos para fins didáticos — não use estes valores como referência oficial sem validar com o profissional de saúde ocupacional e o RH da sua empresa.
Passo 1: cadastre o funcionário, o tipo de exame e a data do último exame
Monte uma Tabela (Ctrl+T) com as colunas Funcionário, Tipo de exame (Admissional, Periódico, Demissional, Mudança de Função, Retorno ao Trabalho), Data do exame e Próximo vencimento. Formate as colunas de data como Data, não como texto, para que as fórmulas de dias restantes funcionem corretamente.
| Funcionário | Tipo de exame | Data do exame | Próximo vencimento | Dias restantes |
|---|---|---|---|---|
| Ana Souza | Periódico | 15/03/2025 | 15/03/2026 | 32 |
| Bruno Lima | Admissional | 01/08/2025 | 01/08/2026 | 371 |
| Carla Dias | Periódico | 10/07/2025 | 10/07/2026 | 349 |
Passo 2: calcule a data do próximo vencimento
Se a periodicidade definida pelo PCMSO da empresa for, por exemplo, anual, a fórmula soma 365 dias (ou usa a função DATA para somar exatamente 1 ano, respeitando anos bissextos):
=DATA(ANO(Data_do_Exame)+1;MÊS(Data_do_Exame);DIA(Data_do_Exame))
Assim, mesmo que a periodicidade mude de funcionário para funcionário (alguns podem ter exame semestral por causa do risco da função), a fórmula recalcula automaticamente a partir da data do último exame de cada linha.
A Planilha de Gestão de Departamento Pessoal já gerencia vencimento de exames e de férias automaticamente, junto com folha, rescisões e relatórios organizados por tipo de empresa (Simples, Lucro Presumido, Lucro Real, MEI, doméstica).
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Passo 3: calcule os dias restantes até o vencimento
Use a função HOJE() para comparar com a data de vencimento:
=Próximo_Vencimento-HOJE()
O resultado é o número de dias que faltam. Quando esse número fica negativo, significa que o exame já venceu e precisa ser regularizado com urgência.
Passo 4: destaque com formatação condicional os exames perto de vencer
Selecione a coluna Dias restantes e crie duas regras de Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É Menor Que:
- Menor que 30 → preenchimento amarelo (agendar o exame logo)
- Menor que 0 → preenchimento vermelho (exame vencido, prioridade máxima)
Com essas duas regras, basta abrir a planilha uma vez por semana para saber exatamente quais exames precisam de atenção, sem revisar linha por linha.
Disponível em quais versões do Excel?
As funções DATA, HOJE e a Formatação Condicional funcionam em qualquer versão do Excel a partir de 2013, no Excel Online e no Excel para Mac. No Google Sheets, a lógica é idêntica, com as mesmas funções DATA e HOJE disponíveis em português.
Essa planilha já centraliza o departamento pessoal inteiro — exames, férias, folha e rescisões — com relatórios prontos para imprimir em um clique.
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Perguntas frequentes
Qual a periodicidade obrigatória do exame médico periódico (ASO)?
A periodicidade varia principalmente pela idade do funcionário e pelo grau de risco da atividade, conforme a NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). Como regra geral simplificada, funcionários entre 18 e 45 anos em atividades de risco leve costumam ter periodicidade anual, mas os prazos exatos dependem do PCMSO da empresa e devem ser confirmados com o médico do trabalho responsável.
O que acontece se o ASO de um funcionário vencer?
Manter um funcionário trabalhando com o ASO vencido é uma irregularidade que pode gerar autuação em fiscalização do Ministério do Trabalho, além de expor a empresa a maior responsabilidade em caso de acidente ou doença ocupacional. Por isso o controle de vencimento com antecedência (30 a 60 dias antes, por exemplo) é importante para agendar o exame a tempo, sem deixar o prazo estourar.
Como o Excel avisa que um exame está perto de vencer?
Com uma fórmula que subtrai a data de hoje (função HOJE) da data de vencimento, e uma regra de formatação condicional que destaca a linha quando o resultado fica abaixo de um limite (por exemplo, 30 dias). Assim, a planilha sinaliza visualmente quais exames precisam ser agendados logo, sem precisar revisar data por data manualmente.
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Sua empresa já teve algum susto com exame periódico vencido? Você prefere controlar exames numa planilha separada ou junto com o restante do departamento pessoal? Conta pra nós nos comentários!