Para calcular a exclusão do ICMS da base do PIS e COFINS no Excel, monte uma planilha mês a mês com a receita bruta, o ICMS destacado na nota fiscal, a base de cálculo “errada” (com ICMS) e a base “corrigida” (sem ICMS), aplique as alíquotas de PIS e COFINS do seu regime tributário nas duas bases, e a diferença entre elas é o valor a restituir por mês.
Se a sua empresa recolhe PIS e COFINS há anos, é bem provável que uma parte desses recolhimentos tenha incluído o ICMS na base de cálculo — uma prática que o Supremo Tribunal Federal considerou indevida. O problema é que descobrir e organizar esse valor mês a mês, ao longo de vários anos, é trabalhoso demais pra fazer de cabeça ou espalhado em várias guias soltas.
Sem uma planilha organizada, é fácil perder o controle de quais competências já foram analisadas, qual foi a base usada em cada uma, e qual o valor total que a empresa teria direito a reaver — e isso dificulta tanto o pedido administrativo quanto a conversa com o contador ou advogado responsável pelo processo.
Neste artigo vamos mostrar como estruturar no Excel o cálculo de exclusão do ICMS da base do PIS e COFINS, mês a mês, com um exemplo prático completo.
Aviso importante: a exclusão do ICMS da base de cálculo do PIS e da COFINS (a chamada “tese do século”, julgada pelo STF no Tema 69) envolve regras específicas sobre qual ICMS considerar, período de apuração e regime tributário da empresa. Os valores e fórmulas deste artigo são simplificados para fins didáticos e não substituem a análise de um contador ou advogado tributarista — só um profissional habilitado pode confirmar se a sua empresa tem direito à restituição e qual o valor exato a pedir.
Passo 1: monte a base de dados mês a mês
Crie uma Tabela (Ctrl+T) com uma linha por mês, com as colunas: Mês/Ano, Receita Bruta, ICMS Destacado na Nota. Esses dois últimos valores vêm dos seus registros fiscais (SPED, notas fiscais ou relatório do seu sistema de gestão) — não estime, use o valor real de cada competência.
| Mês/Ano | Receita Bruta | ICMS Destacado |
|---|---|---|
| 01/2021 | R$ 180.000,00 | R$ 21.600,00 |
| 02/2021 | R$ 175.000,00 | R$ 21.000,00 |
Passo 2: calcule as duas bases de cálculo
Adicione duas colunas: Base com ICMS (igual à Receita Bruta, que é como o PIS/COFINS costumava ser calculado) e Base sem ICMS (Receita Bruta menos o ICMS Destacado):
Base sem ICMS = Receita_Bruta - ICMS_Destacado
Passo 3: aplique as alíquotas de PIS e COFINS nas duas bases
Multiplique cada base pelas alíquotas do regime da sua empresa (confirme antes qual se aplica ao seu caso):
| Cálculo | Fórmula |
|---|---|
| PIS sobre base com ICMS | =Base_Com_ICMS*Aliquota_PIS |
| PIS sobre base sem ICMS | =Base_Sem_ICMS*Aliquota_PIS |
| Diferença PIS (a restituir) | =PIS_Com_ICMS-PIS_Sem_ICMS |
Repita a mesma lógica para a COFINS, trocando apenas a alíquota. Some as colunas de diferença de PIS e de COFINS de todos os meses pra chegar no valor total estimado a restituir.
A Planilha de Exclusão ICMS do PIS e COFINS já calcula automaticamente os últimos 5 anos de restituição, com demonstração da diferença com e sem ICMS, gráficos e relatórios prontos pra impressão.
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Passo 4: organize por competência pra facilitar a análise da prescrição
Mantenha a coluna Mês/Ano sempre visível e ordenada — como o prazo de prescrição costuma ser contado por competência, ter cada mês isolado numa linha facilita identificar quais competências ainda estão dentro do prazo pra pedido, e quais já prescreveram.
Disponível em quais versões do Excel?
Tabela, fórmulas de multiplicação e subtração funcionam em qualquer versão do Excel a partir de 2013, no Excel Online e no Excel para Mac. Planilhas prontas desse tipo costumam usar programação VBA para automatizar a correção pela SELIC e a geração de relatórios, o que geralmente exige a versão desktop do Excel no Windows.
A planilha pronta já vem com o cálculo estruturado, editável, com suporte ativo via WhatsApp caso você tenha dúvida na hora de usar.
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Perguntas frequentes
O que é a “tese do século” do ICMS no PIS/COFINS?
É o apelido dado à decisão do STF (Tema 69 de Repercussão Geral, RE 574.706) que definiu que o ICMS destacado na nota fiscal não compõe a receita bruta da empresa e, por isso, não pode entrar na base de cálculo do PIS e da COFINS. Empresas que pagaram PIS/COFINS incluindo o ICMS na base podem ter direito a reaver o valor pago a mais, respeitado o prazo de prescrição.
Qual o prazo para pedir a restituição desses valores?
Em regra, o prazo de prescrição para reaver valores pagos indevidamente é de 5 anos contados de cada recolhimento — por isso a organização mês a mês é importante, já que cada competência tem sua própria contagem de prazo. Confirme com um profissional a situação específica da sua empresa, incluindo se houve alguma ação judicial que possa alterar essa contagem.
A alíquota de PIS e COFINS usada no cálculo é sempre a mesma?
Não. Empresas no regime cumulativo costumam recolher PIS a 0,65% e COFINS a 3%, enquanto empresas no regime não cumulativo costumam recolher PIS a 1,65% e COFINS a 7,6% — as alíquotas corretas dependem do regime tributário e do tipo de receita da empresa, e devem ser confirmadas antes de qualquer cálculo real.
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Sua empresa já verificou se tem direito a essa restituição? Você recolhe PIS/COFINS pelo regime cumulativo ou não cumulativo? Conta pra nós nos comentários!