Para preencher sequências repetitivas automaticamente no Excel, crie uma lista personalizada em Arquivo > Opções > Avançado > Editar Listas Personalizadas, digite ou importe os itens na ordem desejada e depois é só digitar o primeiro item numa célula e arrastar a alça de preenchimento para o Excel completar o resto sozinho.
Você digita “Segunda-feira” numa célula, arrasta a alcinha do canto e o Excel completa “Terça-feira”, “Quarta-feira” e por aí vai, sem você precisar escrever nada. Isso funciona perfeitamente para dias da semana e meses do ano porque são listas que já vêm prontas no programa — mas quando você precisa da mesma mágica para os nomes das suas filiais, os níveis de cargo da empresa ou as etapas do seu processo de vendas, o Excel simplesmente repete a última palavra digitada, sem entender que existe uma sequência ali.
O resultado é que você acaba digitando manualmente a mesma lista de valores dezenas de vezes por mês, célula por célula, planilha por planilha — um trabalho repetitivo que existe só porque o Excel não conhece a ordem que faz sentido pra você.
Neste artigo iremos mostrar o que são as listas personalizadas do Excel, como criar a sua em poucos passos e como usá-la para preencher sequências inteiras arrastando a alça de preenchimento, do mesmo jeito que já funciona com dias e meses.
O que são listas personalizadas no Excel
Lista personalizada é uma sequência de valores, na ordem que você escolher, que fica guardada nas configurações do Excel e passa a funcionar com o preenchimento automático (a alça de preenchimento, aquele quadradinho no canto inferior direito da célula selecionada). O Excel já vem com algumas listas internas prontas — dias da semana por extenso e abreviados, meses do ano por extenso e abreviados — e você pode criar quantas listas próprias quiser, com qualquer conjunto de textos que se repita na sua rotina.
Alguns exemplos comuns de listas personalizadas úteis no trabalho: nomes das filiais ou unidades da empresa numa ordem específica (não alfabética), níveis hierárquicos de cargo (Estagiário, Júnior, Pleno, Sênior, Coordenador, Gerente), etapas de um funil de vendas (Prospecção, Qualificação, Proposta, Negociação, Fechado), ou até os nomes dos vendedores de uma equipe numa ordem que faz sentido para o relatório.
Como criar uma lista personalizada
O caminho para criar uma lista personalizada é o mesmo em qualquer versão recente do Excel:
Primeiro, clique em Arquivo e depois em Opções. Na janela que abre, vá até a categoria Avançado, role a tela até a seção Geral e clique no botão Editar Listas Personalizadas. Isso abre uma janela dividida em duas partes: à esquerda, as listas já existentes (incluindo as internas de dias e meses); à direita, uma caixa em branco chamada Entradas da Lista.
Existem duas formas de preencher uma lista nova. A primeira é digitar manualmente: clique em NOVA LISTA na caixa da esquerda, clique dentro da caixa Entradas da Lista e digite cada item, pressionando Enter depois de cada um para pular para a linha seguinte, sempre na ordem que você quer que apareça no preenchimento automático. Quando terminar, clique em Adicionar.
A segunda forma é importar de um intervalo que já existe na planilha: se você já tem a lista digitada em algumas células (por exemplo, os nomes das suas filiais em A1:A6, já na ordem certa), selecione essas células antes de abrir a janela, ou clique na setinha ao lado do botão Importar, selecione o intervalo A1:A6 e pressione Enter. Clique em Importar e o Excel copia o conteúdo das células para a lista automaticamente — mais rápido do que digitar tudo de novo.
Como usar a lista para preenchimento automático
Com a lista criada e salva, o uso é idêntico ao preenchimento automático que você já conhece de dias da semana. Digite o primeiro item da sua lista personalizada em uma célula (pode ser qualquer item da lista, não precisa ser o primeiro cadastrado), posicione o cursor no canto inferior direito da célula até aparecer a cruz preta (a alça de preenchimento) e arraste para baixo, para cima ou para o lado. O Excel reconhece que aquele valor pertence a uma lista personalizada e continua a sequência na ordem cadastrada, inclusive recomeçando do início se você arrastar além do último item.
| Célula digitada | Resultado ao arrastar a alça de preenchimento |
|---|---|
| Baixa | Baixa, Média, Alta, Urgente, Baixa, Média, Alta, Urgente… |
| Filial SP | Filial SP, Filial RJ, Filial BH, Filial POA, Filial SP… |
| Segunda | Segunda, Terça, Quarta, Quinta… (lista já embutida no Excel) |
| Estagiário | Estagiário, Júnior, Pleno, Sênior, Estagiário… |
Diferença entre lista personalizada e ordenação personalizada
Vale um esclarecimento importante: a mesma lista que você cadastra em Editar Listas Personalizadas também aparece como opção dentro da Classificação Personalizada do Excel (Dados > Classificar > Ordem > Lista Personalizada), permitindo ordenar uma tabela pela sequência que você definiu em vez da ordem alfabética. São dois usos diferentes da mesma base de dados: preenchimento automático de um lado, critério de ordenação do outro. Se seu objetivo é especificamente ordenar uma tabela existente por uma sequência lógica como “Baixa, Média, Alta, Urgente” em vez de arrastar novos preenchimentos, vale a leitura complementar de Classificação Personalizada no Excel: como ordenar por múltiplos critérios, que aprofunda esse outro lado do mesmo recurso.
Disponibilidade
Listas personalizadas existem desde versões bem antigas do Excel (2003 já tinha o recurso) e continuam disponíveis em todas as versões atuais: Excel 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365, tanto no Windows quanto no Mac (o caminho no Mac é Excel > Preferências > Listas Personalizadas). No Excel Online (a versão do navegador), o preenchimento com listas já criadas funciona normalmente, mas a criação e edição de novas listas personalizadas só está disponível na versão desktop do programa. O Google Sheets não tem um recurso equivalente de listas personalizadas totalmente configurável pelo usuário — ele reconhece apenas algumas sequências prontas, como dias e meses.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre lista personalizada e a Classificação Personalizada?
É a mesma lista por trás dos dois recursos, só que usada para finalidades diferentes: a lista personalizada preenche células automaticamente quando você arrasta a alça de preenchimento, enquanto a Classificação Personalizada usa essa mesma lista como critério de ordem ao classificar uma tabela. Depois de criada uma vez em Editar Listas Personalizadas, ela fica disponível nos dois lugares.
A lista personalizada que eu criei fica salva só naquela planilha?
Não, ela fica salva no Excel instalado no seu computador (não no arquivo), então funciona em qualquer pasta de trabalho que você abrir na mesma máquina. Se enviar o arquivo para outra pessoa, ela não terá a sua lista personalizada a menos que crie a mesma lista no Excel dela.
Dá para editar ou apagar uma lista personalizada depois de criada?
Sim. Volte em Arquivo > Opções > Avançado > Editar Listas Personalizadas, selecione a lista na caixa da esquerda, edite diretamente o conteúdo na caixa Entradas da Lista e clique em Adicionar para salvar as alterações, ou clique em Excluir para remover a lista inteira.
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Qual lista você vai cadastrar primeiro: nomes de filiais, níveis de cargo ou etapas de um processo? Já perdia tempo digitando essas sequências manualmente antes de conhecer o recurso? Conta para nós nos comentários!