Uma planilha de inventário patrimonial no Excel organiza cada bem da empresa (móveis, equipamentos, veículos) com código único, descrição, local, responsável e valor de aquisição, permitindo localizar, auditar e calcular a depreciação de cada item automaticamente.
Inventário patrimonial não é a mesma coisa que controle de estoque. Estoque trata de mercadorias que entram e saem porque serão vendidas ou consumidas. Patrimônio trata dos bens duráveis que a empresa usa para operar — computadores, móveis, máquinas, veículos — e que permanecem na empresa por anos, perdendo valor contábil aos poucos. Sem um controle específico para isso, é comum uma empresa não saber ao certo quantos notebooks tem, onde cada um está, ou quanto ainda vale contabilmente cada equipamento.
Essa falta de controle gera problemas concretos: bens que somem sem ninguém perceber, equipamentos duplicados comprados porque ninguém sabia que já existia um disponível, e uma contabilidade que não reflete a realidade porque a depreciação nunca foi calculada corretamente. Numa auditoria ou numa mudança de sede, a ausência de um inventário patrimonial organizado vira um problema sério.
Neste artigo iremos mostrar como montar uma planilha de inventário patrimonial no Excel do zero, com identificação única de cada bem, localização e responsável, e como calcular a depreciação de cada item automaticamente com a função DPD.
Estrutura da planilha de inventário patrimonial
A base do inventário é uma linha por bem, com um código patrimonial único — geralmente um prefixo fixo (PAT-) seguido de um número sequencial, que também pode virar uma etiqueta física colada no item. Além do código, cada linha deve ter descrição, categoria, local onde o bem está, data de aquisição, valor pago e o status atual (ativo, em manutenção ou baixado).
| Código | Descrição | Categoria | Local | Data Aquisição | Valor Aquisição | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PAT-001 | Notebook Dell i5 | TI | Financeiro | 10/03/2023 | R$ 4.200,00 | Ativo |
| PAT-002 | Mesa de escritório | Móveis | RH | 22/01/2021 | R$ 890,00 | Ativo |
| PAT-003 | Impressora HP LaserJet | TI | Recepção | 05/07/2020 | R$ 1.350,00 | Baixado |
| PAT-004 | Ar-condicionado Split | Instalações | Sala de Reunião | 14/11/2022 | R$ 3.100,00 | Ativo |
Transforme esse intervalo em uma Tabela do Excel (selecione os dados e pressione Ctrl+T) para que ela cresça automaticamente conforme novos bens são cadastrados, sem precisar redefinir intervalos de fórmulas depois.
Localizando um bem rapidamente com PROCV
Com o inventário crescendo, procurar um bem manualmente linha por linha deixa de ser prático. Crie uma pequena área de consulta em que você digita o código e a planilha traz os dados automaticamente:
=PROCV(F1; A2:G100; 2; FALSO)
Onde F1 é a célula em que você digita o código procurado, A2:G100 é o intervalo do inventário e o número 2 indica que você quer trazer o conteúdo da segunda coluna (Descrição). Repita a fórmula trocando o número da coluna para trazer local, responsável ou qualquer outro dado.
Contando bens por categoria e por status
Para saber quantos bens existem em cada categoria, use CONT.SE:
=CONT.SE(C2:C100;"TI")
E para saber quantos estão ativos versus baixados, aplique o mesmo princípio na coluna Status:
=CONT.SE(G2:G100;"Ativo")
Esses totais são úteis para um resumo no topo da planilha, mostrando de relance quantos bens a empresa tem, quantos estão em uso e quantos já saíram do patrimônio ativo.
Calculando a depreciação de cada bem com DPD
Bens patrimoniais perdem valor contábil ao longo do tempo — isso é a depreciação. A forma mais simples de calcular é pelo método linear, em que o bem perde o mesmo valor todo mês até chegar ao valor residual estimado. A função DPD do Excel faz exatamente esse cálculo:
=DPD(custo; recuperação; vida_útil)
Onde custo é o valor de aquisição do bem, recuperação é o valor residual estimado ao final da vida útil, e vida_útil é o número de períodos (geralmente meses) de uso esperado. Para o notebook do exemplo, comprado por R$ 4.200,00, com valor residual estimado de R$ 200,00 e vida útil de 60 meses (5 anos):
=DPD(4200; 200; 60)
O resultado é R$ 66,67 de depreciação mensal. Veja como fica a tabela de depreciação de dois bens do inventário:
| Código | Valor Aquisição | Valor Residual | Vida Útil (meses) | Depreciação Mensal | Valor Contábil Atual |
|---|---|---|---|---|---|
| PAT-001 | R$ 4.200,00 | R$ 200,00 | 60 | R$ 66,67 | R$ 2.533,45 |
| PAT-004 | R$ 3.100,00 | R$ 100,00 | 120 | R$ 25,00 | R$ 2.575,00 |
O Valor Contábil Atual é calculado subtraindo do valor de aquisição a depreciação acumulada até o mês atual: =Valor_Aquisição - (Depreciação_Mensal * Meses_Decorridos), onde meses decorridos pode ser calculado com =DATADIF(Data_Aquisição; HOJE(); "m").
Registrando movimentações e baixas
Quando um bem é vendido, doado ou descartado, mude o status para “Baixado” e adicione a data e o motivo em colunas específicas, em vez de simplesmente apagar a linha. Manter o histórico é importante tanto para a contabilidade quanto para uma eventual auditoria — apagar a linha faz o bem “desaparecer” da história da empresa, o que é um problema em processos de prestação de contas.
Conferência física do inventário
Periodicamente (pelo menos uma vez por ano), é recomendado fazer uma conferência física: alguém percorre os locais reais com a planilha em mãos, confirmando se cada bem listado ainda está no lugar informado. Adicione uma coluna “Última Conferência” com a data em que cada item foi verificado pela última vez, e use formatação condicional para destacar em vermelho os bens que não são conferidos há mais de 12 meses — assim fica visível quais itens precisam de atenção na próxima rodada de auditoria.
Disponibilidade
PROCV, CONT.SE e DATADIF funcionam em todas as versões modernas do Excel (2007 em diante), Microsoft 365, Excel Online e Excel para Mac. A função DPD está disponível a partir do Excel 2007. No Google Sheets, o equivalente de DPD é a função DPD (mesmo nome, mesma sintaxe), e PROCV/CONT.SE funcionam de forma idêntica.
Veja também
Se o que você precisa é controlar mercadorias que entram e saem para revenda — e não bens duráveis de uso interno — o conteúdo certo é a nossa planilha de controle de estoque com entradas e saídas. São dois problemas parecidos na estrutura (uma linha por item, código único), mas com propósitos diferentes: estoque é sobre giro de mercadoria, patrimônio é sobre bens fixos e sua depreciação contábil.
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre inventário patrimonial e controle de estoque?
O inventário patrimonial controla bens duráveis de uso interno da empresa, como móveis, computadores e veículos, que não são vendidos e perdem valor contábil ao longo do tempo (depreciação). O controle de estoque, por outro lado, acompanha mercadorias que entram e saem porque serão vendidas ou consumidas no processo produtivo.
Toda empresa é obrigada a calcular a depreciação dos bens patrimoniais?
Empresas no regime de Lucro Real geralmente precisam calcular e registrar a depreciação para fins contábeis e fiscais, seguindo as taxas definidas pela Receita Federal para cada tipo de bem. Mesmo fora dessa obrigação, calcular a depreciação ajuda a saber o valor real do patrimônio da empresa a qualquer momento.
Como etiquetar fisicamente os bens para bater com o código da planilha?
Uma prática comum é imprimir etiquetas adesivas (ou usar etiquetas com código de barras/QR code) com o mesmo código patrimonial da planilha, por exemplo PAT-001, e colar em um local visível e padronizado do bem. Isso torna a conferência física muito mais rápida, já que basta ler o código da etiqueta e localizar a linha correspondente na planilha.
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