Neste artigo iremos ensinar a como formatar uma célula para formatar um número para que fique no formato do CPF ou do CNPJ, a máscara de formatação do CPF e do CNPJ.
Iremos mostrar duas formas de fazer isso. A primeira é formatar uma célula para cada tipo de formato. A segunda forma é deixar pré-estabelecida uma formatação, aonde o Excel irá identificar se o formato é um CPF ou CNPJ e irá aplicar a formatação correspondente.
Agora mãos a obra!
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Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como fazer para formatar a máscara do CPF e do CNPJ assistindo a um vídeo.
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Máscara do CPF
Iremos começar mostrando como configurar uma célula para que formate o número no formato do CPF. Só para lembrar, o formato do CPF é XXX.XXX.XXX-XX.
Para começar, certifique-se de que a célula está no formato de número. Uma forma rápida de verificar se a célula está com um formato número é colocar um número com o zero na frente, como por exemplo 01.
Se o Excel “comer” o zero, quer dizer que a célula está no formato numérico.
Insira na célula A1 o CPF 00100200304. Esse CPF é fictício.
Logo após apertar enter, o Excel irá comer os zeros que estão na frente do número.
Agora, clique com o botão direito do mouse, encima da célula A1 e na janela que irá aparecer, selecione “Formatar células”.
Na janela que abrir, certifique-se que a aba “Número” esteja selecionada e na parte de “Categoria”, selecione a opção “Personalizado”.
Na opção “Tipo”, apague a palavra “Geral” e digite a seguinte formatação:
- 000″.”000″.”000″-“00 ou 000\.000\.000\-00
Verifique que o valor que está como exemplo, agora está com a mesma formatação de um CPF. Agora basta clicar em OK e pronto. A célula está com a formatação. Toda vez que você inserir um número ele irá ficar na formatação do CPF.
Máscara do CNPJ
Para inserir a máscara do CNPJ, o processo é bem semelhante ao do CPF, com uma leve exceção, já que o formato do CNPJ é diferente do formato do CPF.
Digite na célula o valor 01002003000405. Lembre que a célula deve estar no formato numérico para que a formatação funcione. A célula estará no formato numérico, se ao digitar o número 01002003000405, o Excel automaticamente “comer” os zeros na frente e mudar o valor para 1002003000405.
Agora, clique com o botão direito encima da célula e selecione “Formatar células”.
Uma nova janela irá aparecer, clique na aba “Número” e depois selecione a opção “Personalizado”, que está no lado esquerdo dessa janela.
Apague a palavra “Geral” que está na caixa embaixo da opção “Tipo” e insira a seguinte formatação:
- 00″.”000″.”000″/”0000″-“00 ou 00\.000\.000\/0000\-00
Verifique que o valor que está como exemplo, agora está com a mesma formatação de um CNPJ. Agora basta clicar em OK e pronto. A célula está com a formatação. Toda vez que você inserir um número ele irá ficar na formatação do CNPJ.
Máscara de CPF e CNPJ no mesmo campo
Muitas vezes, não sabemos qual tipo de documento o cliente irá utilizar. Se o cliente for uma pessoa física ele irá informar o CPF e se for pessoa jurídica irá informar o CNPJ. Com isso fica trabalhoso ter uma planilha para cada tipo de documento.
Uma solução para que a planilha automaticamente identifique se o documento é um CPF ou CNPJ e formate o número de acordo com o tipo, é inserir uma formatação que abrange esse dois tipos de documentos no mesmo campo.
O procedimento, para inserir a formatação do CPF e CNPJ no mesmo campo, é o mesmo dos dois que mostramos anteriormente. A única diferença é a formatação que será utilizada.
No campo “Tipo”, insira a seguinte formatação:
- [<=99999999999]000″.”000″.”000″-“00;00″.”000”.”000″/”0000″-“00 ou [<=99999999999]000\.000\.000-00;00\.000\.000\/0000-00
Obs: Por padrão, tudo que estiver dentro do colchete é uma condição, como se fosse a condição se. Ou seja, se o valor informado estiver de acordo com a condição, o que está antes do ponto e vírgula(;) será considerado, o item 2. Caso a condição não seja atingida, a formatação irá ficar de acordo com o que está depois do ponto e vírgula, o item 3.
Sabendo disso, vamos explicar, o que essa formatação quer dizer.
A condição diz que se o número informado for menor ou igual a 99999999999 a formatação que deverá ser utilizada é a do CPF(000″.”000″.”000″-“00), caso contrário a formatação que deverá ser utilizada é a do CNPJ(00″.”000”.”000″/”0000″-“00).
O 99999999999 é utilizado porque o CPF tem 11 dígitos, em que cada dígito vai de 0 a 9. Com isso o 99999999999 indica a última possibilidade de combinação para gerar um CPF, qualquer número maior com certeza não será um CPF, e por isso que depois do 99999999999, podemos considerar, pelo menos no nosso exemplo, que o documento informado será um CNPJ e como tal, a formatação utilizada deverá ser a de um CNPJ.
Se quiser saber mais informações sobre as regras para a formatação numérica, segue um link bem explicativa da Microsoft.
Por que o CPF ou CNPJ some ou aparece errado mesmo depois da máscara
Depois de configurar a máscara, um problema comum aparece quando você cola dados vindos de outro sistema ou de um arquivo CSV: os números vêm como texto, e não como número real. Nesse caso, a máscara de formatação simplesmente não faz efeito nenhum, porque ela só funciona em células com valor numérico. Uma forma rápida de identificar isso é reparar no alinhamento da célula: número fica alinhado à direita, texto fica alinhado à esquerda. Se o seu CPF ou CNPJ colado estiver alinhado à esquerda, primeiro use a função VALOR (ex: =VALOR(A2)) para converter o texto em número antes de aplicar a máscara.
Outro problema comum é perder o zero à esquerda de um CPF (por exemplo, um CPF que começa com 0) antes mesmo de aplicar a formatação. Se você digitar 00312345678 direto em uma célula sem formatação prévia, o Excel vai comer o zero e o CPF vai ficar com 10 dígitos em vez de 11 — e a máscara vai distribuir os pontos e o traço nas posições erradas. A solução é sempre formatar a célula com a máscara personalizada antes de digitar o número, e não depois.
Extraindo o CPF ou CNPJ já formatado como texto (função TEXTO)
Às vezes você não quer só formatar a célula visualmente, mas também quer gerar o CPF ou CNPJ já formatado como texto — por exemplo, para concatenar dentro de uma frase de um relatório ou de um e-mail automático. Nesse caso, a máscara personalizada de “Formatar Células” não ajuda, porque ela só muda a exibição: o valor por trás continua sendo o número puro. Para isso, use a função TEXTO: =TEXTO(A2;"000\.000\.000-00") para CPF ou =TEXTO(A2;"00\.000\.000/0000-00") para CNPJ. O resultado é uma cadeia de texto já com pontos e traço, pronta para ser usada em outra fórmula, como um CONCATENAR ou um UNIRTEXTO. É a mesma lógica usada em formatos de número personalizados no Excel, que vale a pena conhecer se você trabalha bastante com formatação de códigos, datas e valores fora do padrão.
Perguntas frequentes
A máscara de CPF e CNPJ funciona se eu colar os números de outro sistema?
Só se os números estiverem armazenados como valor numérico, não como texto. Se vieram de um sistema externo ou de um CSV, geralmente chegam como texto e a máscara não faz efeito — nesse caso, converta primeiro com a função VALOR antes de aplicar a formatação personalizada.
A máscara de CPF e CNPJ valida se o número é verdadeiro?
Não. A máscara é puramente visual, ela só organiza pontos e traços na posição certa. Ela não verifica o dígito verificador nem garante que o CPF ou CNPJ realmente existe — para isso seria necessário uma fórmula ou macro adicional de validação.
Por que o Excel some com o zero à esquerda do CPF antes de eu aplicar a máscara?
Porque por padrão a célula está no formato Geral, que trata o zero à esquerda como irrelevante em um número. A solução é aplicar a formatação personalizada de CPF ou CNPJ na célula antes de digitar o número, e não depois — assim o Excel já sabe que deve preservar todos os 11 ou 14 dígitos.
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