É fato que um cliente dá mais atenção a uma propaganda ou mensagem quando esta é direcionada especificamente para ele. Essa forma de comunicação mostra que a empresa sabe quem é o cliente e também o conhece.
Porém você deve pensar que para fazer esse tipo de comunicação é complicado.
Vou lhe dizer que você está enganado.
Com a evolução da tecnologia, realizar esse tipo de tarefa ficou muito mais.
Com duas ferramentas que todo computador tem, é extremamente fácil fazer uma mala direta.
Iremos ensinar neste artigo como montar uma mala direta utilizando o Word e o Excel.
Youtube
Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como montar uma mala direta utilizando o Excel para alimentar um texto no Word assistindo a um vídeo.
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O que é Mala Direta?
Mala direta é o nome dado a elaboração em larga escala e de forma segmentada e personalizada de algum material informativo ou publicitário, e-mail ou etiquetas, aonde o envio ocorre através do correio ou por meio eletrônico.
Ao segmentar a sua comunicação com o seu público alvo, este sentirá que você está realmente tentando se comunicar com ele e não com várias pessoas ao mesmo tempo sem dar importância a quem ele seja.
Benefícios de uma Mala Direta
O grande diferencial e benefício da mala direta é que você elabora um único material e consegue se comunicar com cada pessoa especificadamente, independente da quantidade de pessoas que irão receber o material.
Tornando-se assim uma ferramenta de mídia muito poderosa já que você consegue se comunicar com o seu cliente de forma segmentada, sem contar com a possibilidade de personalizar a mensagem para cada cliente.
Mala Direta com Excel e Word
Neste artigo iremos montar uma mala direta para ser utilizado com cartas. Essa mala direta irá precisar do Word, e o seu banco de dados estará no Excel.
O procedimento para montar a nossa mala direta também pode ser utilizado com e-mails. As diferenças entre a carta e o e-mail estão no começo e no final do processo.
No começo, ao invés de escolher uma uma mala direta para cartas, você irá escolher para e-mail. E no final ao invés de imprimir a mala direta, você irá escolher enviar a mala direta por e-mail.
Essas são as únicas diferenças, o resto é tudo igual.
Montar o Banco de Dados no Excel
Como a base de dados da mala direta é o Excel, precisamos então inserir os dados necessários na nossa planilha.
Monte a sua planilha com os dados abaixo. Se você preferir, você pode utilizar outros tipos de dados.
Iremos utilizar esses dados porque eles são comumente encontrados em cartas ou materiais de divulgação publicitária.
Com os dados na planilha, salve esse arquivo Excel em algum lugar do seu computador.
Elaborar o Texto
Agora que já temos a nossa base de dados, precisamos montar o texto que será utilizado na mala direta.
Iremos utilizar um texto bem simples, aonde iremos convidar o público alvo a participar de workshops específicos para cada assunto.
Iniciar Mala Direta
Após montar o nosso banco de dados no Excel e elaborar o texto que será utilizado, podemos começar fazer a conexão entre o Word e o Excel para termos uma mala direta.
- No arquivo Word, vá na aba “Correspondências”.
- Clique em “Iniciar Mala Direta”.
- Na janela que aparecerá, escolha “Cartas”.
Agora, na mesma aba “Correspondências”, clique em “Selecionar Destinatários” e selecione “Usar uma Lista Existente”.
Após clicar em “Usar uma Lista Existente”, irá aparecer uma janela com o nome “Selecionar fonte de dados”, aonde você deverá procurar o arquivo Excel que você salvou o banco de dados da mala direta. Após encontrar o banco de dados da mala direta, clique nele e depois clique no botão “Abrir”.
Irá aparecer uma janela, aonde você deverá escolher a aba do Excel, aonde está o banco de dados. No nosso exemplo, como estamos utilizando somente uma aba, aparecerá somente uma aba para selecionarmos.
Clique em “Ok” e você verá uma alteração nos ícones disponíveis para seleção na parte superior do Word
Agora, precisamos alterar a nossa carta e colocar os campos da mala direta na nossa carta.
Inserir a Saudação
Como toda carta, o texto sempre começa com uma saudação. Com isso precisamos incluir o campo da saudação da mala direta.
Na mesma aba “Correspondências”, clique em “Linha de Saudação”.
Após clicar em “Linha de Saudação”, irá aparecer uma janela, aonde será configurado o formato da saudação.
- O padrão é aparecer a palavra “Caro” antes do nome, mas iremos alterar para “Prezado”.
- Após o nome o Excel mostra dois pontos(:), iremos alterar para vírgula(,).
- Por último iremos alterar para mostrar a saudação antes do nome.
Na janela “Coincidir campos”, altere o item “Sobrenome” e “(não correspondente)” para “Nome”, dessa forma o nome irá aparecer junto com o título honorário na saudação.
Após fazer a alteração acima, note como o texto marcado em vermelho alterou. Agora, na saudação será mostrada no texto na forma de “Prezado Sr./Sra. Fulano,”.
Após clicar em “Ok”. Você voltar para a página do Word aonde está a sua carta. Delete do arquivo a palavra “INSERIR SAUDAÇÃO“. Ela não é mais necessário.
Inserir o Campo de Mesclagem
Já temos a nossa saudação formatada.
Agora precisamos incluir no texto a mensagem padrão para cada caso. Para fazer isso é tão fácil quanto incluir a saudação.
Selecione a mensagem “INSERIR INTERESSE” e na mesma aba “Correspondências”, clique em “Inserir Campo de Mesclagem” e escolha “Interesse”.
Dessa forma, aonde estava a mensagem “INSERIR INTERESSE” irá aparecer o texto “«Interesse»“. Esse texto indica que naquele lugar da carta irá os dados da coluna “Interesse” do banco de dados que montamos no Excel.
Inserir o Bloco de Endereço
Precisamos incluir na nossa carta, os campos do endereço, bairro e CEP. Para isso, repita o que fizemos acima, mas dessa vez ao selecionar “INSERIR ENDEREÇO” vá em “Inserir Campo de Mesclagem” e escolha “Endereço”. Quando selecionar “INSERIR BAIRRO” selecione “Bairro” e por último selecione “INSERIR CEP” e escolha “CEP” na janela que aparecer após clicar em “Inserir Campo de Mesclagem”.
Após realizar as alterações acima, o seu arquivo Word deve estar da seguinte forma.
Validar a Mala Direta
Você deve estar se perguntando, “Como eu sei se está tudo ok com a minha mala direta?”.
Essa questão é bem simples de responder.
Vá na aba “Correspondências” e clique em “Visualizar Resultados”. O texto da sua carta agora deve constar as informações presentes no banco de dados que você montou no Excel.
Você pode utilizar as setas, para passar para os outros items presentes no banco de dados e verificar como essas informações estão na carta.
Imprimir
Agora que terminamos de montar a nossa mala direta, precisamos imprimir essas cartas e para isso, basta clicar em “Concluir e Mesclar” e escolher para imprimir o seu documento.
E pronto, você terá as suas cartas impressas, com as informações específicas de cada uma
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