A validação de dados (Dados > Validação de Dados) evita erros de digitação ao restringir o que pode ser inserido em uma célula, sendo o uso mais comum a criação de listas suspensas em Permitir > Lista.
Sabe quando você manda uma planilha para alguém preencher e a pessoa digita os dados de formas completamente diferentes das que você esperava? Um campo que deveria ter “Sul” recebe “sul”, “SUL”, “Região Sul” ou simplesmente algo errado. A validação de dados do Excel resolve exatamente esse tipo de problema, garantindo que apenas dados no formato correto possam ser inseridos em uma célula. Neste artigo iremos mostrar como usar a validação de dados no Excel de forma completa.
O que é a validação de dados?
A validação de dados é um recurso do Excel que define regras para o que pode ser digitado em uma célula. Se o usuário tentar inserir um valor que não atende à regra, o Excel exibe uma mensagem de erro e não aceita o dado. Isso garante a consistência dos dados na sua planilha.
Como acessar a validação de dados
Selecione a célula ou o intervalo de células onde você quer aplicar a validação. Depois vá em Dados > Validação de Dados. Uma janela com três abas vai se abrir: Configurações, Mensagem de Entrada e Alerta de Erro.
Criando uma lista suspensa
O uso mais comum da validação de dados é criar listas suspensas, onde o usuário escolhe uma opção entre as disponíveis em vez de digitar livremente. Para criar uma lista suspensa:
- Abra a validação de dados
- Em Permitir, escolha Lista
- No campo Fonte, digite as opções separadas por ponto e vírgula, como: Sul;Norte;Leste;Oeste
- Ou referencie um intervalo da planilha que contém as opções, como $F$1:$F$4
- Clique em OK
Pronto. A célula vai exibir uma seta e, ao clicar, mostra as opções disponíveis para o usuário escolher.
Validando números dentro de um intervalo
Para garantir que apenas números dentro de uma faixa específica sejam aceitos, em Permitir escolha Número inteiro ou Decimal, e defina o intervalo mínimo e máximo. Por exemplo, para aceitar apenas idades entre 18 e 65 anos:
- Permitir: Número inteiro
- Dados: entre
- Mínimo: 18
- Máximo: 65
Validando datas
Para aceitar apenas datas dentro de um período, escolha Data em Permitir e defina as datas de início e fim. Por exemplo, para aceitar apenas datas do ano de 2024:
- Permitir: Data
- Dados: entre
- Data inicial: 01/01/2024
- Data final: 31/12/2024
Validando o comprimento do texto
Para campos como CPF ou CEP, onde o texto precisa ter um número específico de caracteres, escolha Comprimento do texto e defina o número de caracteres exato ou uma faixa. Por exemplo, para um campo de CEP com 8 dígitos:
- Permitir: Comprimento do texto
- Dados: igual a
- Comprimento: 8
Usando fórmulas na validação
O recurso mais avançado da validação de dados é usar fórmulas personalizadas. Isso permite criar regras muito específicas que as opções padrão não cobrem. Escolha Personalizado em Permitir e insira uma fórmula que retorne VERDADEIRO quando o dado for válido.
Por exemplo, para aceitar apenas valores que não existem ainda em uma lista (evitar duplicatas na coluna A):
=CONT.SES($A:$A; A1)=1
Configurando a mensagem de entrada
Na aba Mensagem de Entrada da validação de dados, você pode definir uma mensagem que aparece quando o usuário clica na célula, explicando o que deve ser inserido. Isso funciona como uma instrução que aparece automaticamente, sem precisar de nenhuma ação do usuário.
Configurando o alerta de erro
Na aba Alerta de Erro, você define o que acontece quando o usuário tenta inserir um dado inválido. Existem três tipos de alerta:
- Parar: o dado inválido não é aceito e o usuário precisa corrigir
- Aviso: o usuário recebe um aviso mas pode optar por inserir o dado mesmo assim
- Informações: apenas exibe uma mensagem informativa mas aceita o dado
Para manter a integridade dos dados, o tipo Parar é o mais recomendado.
Encontrando células com validação inválida
Se a sua planilha já tem dados e você quer saber quais células têm valores que não passariam pela validação, vá em Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos. O Excel vai marcar com um círculo vermelho todas as células que têm dados que violam as regras de validação configuradas.
Perguntas frequentes
Como criar uma lista suspensa com validação de dados no Excel?
Selecione as células, vá em Dados > Validação de Dados, escolha Lista em Permitir e digite as opções separadas por ponto e vírgula ou referencie um intervalo da planilha que contém as opções.
Qual a diferença entre os tipos de alerta de erro na validação de dados?
O tipo Parar bloqueia a entrada de dados inválidos, o Aviso permite que o usuário insira mesmo assim após ser alertado, e o Informações apenas exibe uma mensagem sem impedir a entrada — Parar é o mais recomendado para manter a integridade dos dados.
Como encontrar células que já têm dados inválidos numa planilha existente?
Vá em Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos — o Excel marca com um círculo vermelho todas as células que violam as regras configuradas.
Se você curtiu esse artigo onde mostramos como usar a validação de dados no Excel, compartilhe com as suas redes sociais e não se esqueça de deixar um comentário aqui embaixo caso você tenha ficado com alguma dúvida.