Sabe quando você manda uma planilha para alguém preencher e a pessoa digita os dados de formas completamente diferentes das que você esperava? Um campo que deveria ter “Sul” recebe “sul”, “SUL”, “Região Sul” ou simplesmente algo errado. A validação de dados do Excel resolve exatamente esse tipo de problema, garantindo que apenas dados no formato correto possam ser inseridos em uma célula. Neste artigo iremos mostrar como usar a validação de dados no Excel de forma completa.
O que é a validação de dados?
A validação de dados é um recurso do Excel que define regras para o que pode ser digitado em uma célula. Se o usuário tentar inserir um valor que não atende à regra, o Excel exibe uma mensagem de erro e não aceita o dado. Isso garante a consistência dos dados na sua planilha.
Como acessar a validação de dados
Selecione a célula ou o intervalo de células onde você quer aplicar a validação. Depois vá em Dados > Validação de Dados. Uma janela com três abas vai se abrir: Configurações, Mensagem de Entrada e Alerta de Erro.
Criando uma lista suspensa
O uso mais comum da validação de dados é criar listas suspensas, onde o usuário escolhe uma opção entre as disponíveis em vez de digitar livremente. Para criar uma lista suspensa:
- Abra a validação de dados
- Em Permitir, escolha Lista
- No campo Fonte, digite as opções separadas por ponto e vírgula, como: Sul;Norte;Leste;Oeste
- Ou referencie um intervalo da planilha que contém as opções, como $F$1:$F$4
- Clique em OK
Pronto. A célula vai exibir uma seta e, ao clicar, mostra as opções disponíveis para o usuário escolher.
Validando números dentro de um intervalo
Para garantir que apenas números dentro de uma faixa específica sejam aceitos, em Permitir escolha Número inteiro ou Decimal, e defina o intervalo mínimo e máximo. Por exemplo, para aceitar apenas idades entre 18 e 65 anos:
- Permitir: Número inteiro
- Dados: entre
- Mínimo: 18
- Máximo: 65
Validando datas
Para aceitar apenas datas dentro de um período, escolha Data em Permitir e defina as datas de início e fim. Por exemplo, para aceitar apenas datas do ano de 2024:
- Permitir: Data
- Dados: entre
- Data inicial: 01/01/2024
- Data final: 31/12/2024
Validando o comprimento do texto
Para campos como CPF ou CEP, onde o texto precisa ter um número específico de caracteres, escolha Comprimento do texto e defina o número de caracteres exato ou uma faixa. Por exemplo, para um campo de CEP com 8 dígitos:
- Permitir: Comprimento do texto
- Dados: igual a
- Comprimento: 8
Usando fórmulas na validação
O recurso mais avançado da validação de dados é usar fórmulas personalizadas. Isso permite criar regras muito específicas que as opções padrão não cobrem. Escolha Personalizado em Permitir e insira uma fórmula que retorne VERDADEIRO quando o dado for válido.
Por exemplo, para aceitar apenas valores que não existem ainda em uma lista (evitar duplicatas na coluna A):
=CONT.SES($A:$A; A1)=1
Configurando a mensagem de entrada
Na aba Mensagem de Entrada da validação de dados, você pode definir uma mensagem que aparece quando o usuário clica na célula, explicando o que deve ser inserido. Isso funciona como uma instrução que aparece automaticamente, sem precisar de nenhuma ação do usuário.
Configurando o alerta de erro
Na aba Alerta de Erro, você define o que acontece quando o usuário tenta inserir um dado inválido. Existem três tipos de alerta:
- Parar: o dado inválido não é aceito e o usuário precisa corrigir
- Aviso: o usuário recebe um aviso mas pode optar por inserir o dado mesmo assim
- Informações: apenas exibe uma mensagem informativa mas aceita o dado
Para manter a integridade dos dados, o tipo Parar é o mais recomendado.
Encontrando células com validação inválida
Se a sua planilha já tem dados e você quer saber quais células têm valores que não passariam pela validação, vá em Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos. O Excel vai marcar com um círculo vermelho todas as células que têm dados que violam as regras de validação configuradas.
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