Como Classificar por Cor no Excel: Ordenando com 3 Cores Diferentes

Para classificar por cor no Excel com 3 cores diferentes, use Dados > Classificar, escolha “Cor da Célula” como critério e adicione um nível para cada cor, na ordem que você quer que apareçam (por exemplo, vermelho primeiro, depois amarelo, depois verde).

Você tem uma planilha de tarefas, chamados ou pedidos onde cada linha ganhou uma cor de fundo — vermelho para o que é urgente, amarelo para o que precisa de atenção e verde para o que já está resolvido. O problema é que essas cores estão espalhadas pela planilha em qualquer ordem, misturadas entre si, e para enxergar o que é prioridade você precisa rolar a tela inteira procurando os vermelhos aqui e ali.

Sem agrupar essas cores, você perde tempo garimpando visualmente cada urgência, corre o risco de esquecer um item vermelho escondido no meio da lista, e a planilha colorida — que deveria facilitar a leitura — acaba virando só um enfeite sem função prática nenhuma.

Neste artigo iremos mostrar como classificar por cor da célula no Excel quando existem 3 cores diferentes em jogo, usando múltiplos níveis de critério na caixa de diálogo de classificação para trazer vermelho, depois amarelo, depois verde para o topo da planilha, na ordem que você definir.

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O cenário: uma planilha com status em 3 cores

Imagine uma lista de tarefas onde a coluna Status recebeu uma cor de preenchimento diferente para cada situação: vermelho para “Urgente”, amarelo para “Atenção” e verde para “Concluído”. Essa cor pode ter sido aplicada manualmente, célula por célula, ou gerada automaticamente por uma regra de formatação condicional. Para o recurso que vamos usar aqui, não importa a origem — o Excel enxerga a cor de preenchimento da célula de qualquer um dos dois jeitos.

Antes de organizar, a planilha está assim, com as cores misturadas em qualquer ordem:

Repare que “Urgente” (vermelho) aparece na linha 2, mas outro “Urgente” só reaparece lá na linha 5, com um “Concluído” (verde) e um “Atenção” (amarelo) no meio do caminho. Numa lista maior, com 50 ou 100 linhas, essa mistura torna quase impossível saber de cara quantas tarefas urgentes existem, sem contar uma por uma.

Por que classificar por cor de célula (e não por texto)

Você poderia até tentar classificar pela coluna de texto do Status em ordem alfabética, mas isso não resolve o problema: em ordem alfabética, “Atenção” viria antes de “Concluído”, que viria antes de “Urgente” — exatamente a ordem errada de prioridade, já que o que é urgente deveria aparecer primeiro. É por isso que o Excel tem uma opção de classificação específica baseada na cor de preenchimento da célula, independente do texto escrito dentro dela, permitindo que você defina manualmente qual cor vem em qual posição.

Passo a passo: classificando por 1 cor

Antes de ver como fazer com 3 cores, vale entender o mecanismo básico com uma cor só, porque o processo de 3 cores é só uma repetição dele.

1. Clique em qualquer célula dentro da tabela de dados.
2. Na guia Dados, clique em Classificar.
3. Na caixa de diálogo que abre, no campo Coluna, escolha a coluna que tem a cor (no nosso exemplo, “Status”).
4. No campo Classificar Com Base Em, troque de “Valores” para Cor da Célula.
5. No campo Ordem, escolha a cor desejada (por exemplo, vermelho) e defina se ela vai Em Cima ou Embaixo.
6. Clique em OK.

Se você parar por aqui, o Excel vai trazer todas as linhas vermelhas para o topo — mas o resto da planilha (amarelo, verde e qualquer célula sem cor) fica numa ordem que não é necessariamente a que você quer. É aí que entram os múltiplos níveis.

Passo a passo: classificando com as 3 cores (o pulo do gato)

Como cada linha de critério na caixa de Classificar só posiciona uma cor por vez, para ordenar as 3 cores ao mesmo tempo — vermelho primeiro, amarelo em seguida, verde por último — você precisa adicionar um nível para cada cor. O caminho completo é este:

1. Clique em uma célula da tabela e vá em Dados > Classificar.
2. Marque a caixa Meus Dados Têm Cabeçalhos, se a sua tabela tiver uma linha de título (o que evita que o próprio cabeçalho entre na ordenação).
3. No primeiro nível, defina Coluna = Status, Classificar Com Base Em = Cor da Célula, escolha a cor vermelha e marque Em Cima.
4. Clique no botão Adicionar Nível.
5. No segundo nível (que aparece como “Em Seguida Por”), defina novamente Coluna = Status, Classificar Com Base Em = Cor da Célula, escolha a cor amarela e marque Em Cima.
6. Clique em Adicionar Nível de novo.
7. No terceiro nível, repita o processo escolhendo a cor verde, também com Em Cima.
8. Clique em OK.

O Excel aplica os níveis na ordem em que aparecem na lista: primeiro ele traz todo o vermelho para o topo, depois posiciona o amarelo logo abaixo dos vermelhos, e por fim o verde abaixo dos amarelos. O resultado final fica assim:

Note que dentro de cada cor, as linhas mantêm a ordem relativa em que estavam antes (a menos que você adicione mais um nível de critério para desempatar, por exemplo, por data de prazo). Se quiser inverter a prioridade — verde primeiro, vermelho por último — basta reordenar os 3 níveis dentro da caixa de diálogo, usando as setinhas de subir e descer que ficam no canto superior da janela de Classificar.

Atalho pelo clique com o botão direito

Existe um caminho mais rápido para posicionar uma cor no topo sem abrir a caixa de diálogo inteira, embora ele só resolva uma cor de cada vez:

1. Clique com o botão direito em uma célula que tenha a cor desejada.
2. Vá em Classificar.
3. Clique em Colocar Cor de Célula Selecionada Primeiro (ou Colocar Cor de Célula Selecionada por Último, se preferir o efeito inverso).

Esse atalho é útil quando você só precisa isolar uma cor rapidamente, mas para o cenário com 3 cores em ordem específica, a caixa de diálogo completa de Dados > Classificar, com os 3 níveis configurados, é o caminho mais confiável — porque ela garante que as 3 cores fiquem na ordem exata que você escolheu, de uma vez só.

Cuidados ao classificar por cor

✅ Use Meus Dados Têm Cabeçalhos sempre que a primeira linha for um título, para ela não ser misturada durante a classificação.

✅ Adicione um nível extra (por exemplo, por nome ou por data) depois dos 3 níveis de cor, se quiser controlar também a ordem das linhas dentro de cada cor.

❌ Não classifique só uma coluna quando as outras colunas da mesma linha precisam se mover junto — sempre selecione a tabela inteira (ou deixe o cursor dentro dela) para o Excel entender que a linha inteira deve acompanhar o reordenamento, e não só a célula de Status isolada.

❌ Não confie na ordem alfabética do texto do status para simular prioridade — como vimos, ela não corresponde à ordem de urgência que você normalmente precisa.

Disponibilidade em outras versões e plataformas

A classificação por cor de célula está disponível no Excel 2010 em diante, incluindo Excel 2016, 2019, 2021 e Excel 365, tanto no Windows quanto no Mac, com o mesmo caminho pela guia Dados > Classificar. No Excel Online, o recurso também existe, embora a caixa de diálogo tenha um layout ligeiramente mais simples. Já no Google Sheets, não existe uma opção nativa de “classificar por cor de célula” idêntica à do Excel — lá, a alternativa mais próxima é criar uma coluna auxiliar com um número ou texto correspondente a cada cor (por exemplo, 1 para vermelho, 2 para amarelo, 3 para verde) e classificar por essa coluna auxiliar.

Perguntas frequentes

Preciso que as cores venham de formatação condicional, ou funciona com cor aplicada manualmente também?

Funciona com os dois casos. O Excel identifica a cor de preenchimento visual da célula, seja ela aplicada manualmente pelo botão de “Cor de Preenchimento” ou gerada por uma regra de formatação condicional. O processo de classificação na caixa de diálogo Dados > Classificar é exatamente o mesmo nos dois casos.

O que acontece com as células que não têm nenhuma cor de preenchimento?

Elas ficam agrupadas à parte, geralmente no final da lista (ou no início, dependendo da posição definida para cada nível). Se quiser controlar exatamente onde as células sem cor aparecem, adicione um nível extra na caixa de Classificar escolhendo “Sem Cor” na lista de cores disponíveis, e posicione esse nível onde fizer sentido dentro da sequência.

Consigo desfazer a classificação por cor se o resultado não ficar como eu esperava?

Sim. Assim como qualquer outra ação no Excel, basta apertar Ctrl+Z logo após aplicar a classificação para voltar a planilha à ordem anterior. Se você já salvou e fechou o arquivo antes de perceber o problema, também é possível reabrir a caixa de Dados > Classificar e reconfigurar os níveis do zero, já que a cor das células continua a mesma independentemente da ordem das linhas.

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Você usa cores na sua planilha para marcar prioridade ou status? Já tinha percebido que dá para adicionar vários níveis na caixa de Classificar? Conta para nós nos comentários!