Uma das diferenças mais visíveis entre alguém que domina o Excel e alguém que está começando é a velocidade com que cada um trabalha. Enquanto o iniciante usa o mouse para cada ação, clicando em menus e procurando botões na tela, o profissional experiente usa atalhos de teclado que executam as mesmas ações em uma fração do tempo. Aprender os principais atalhos do Excel é uma das formas mais rápidas de melhorar a sua produtividade na ferramenta, e é muito mais fácil do que parece. Neste artigo iremos mostrar os atalhos mais importantes que todo iniciante no Excel precisa aprender e como incorporá-los na rotina de trabalho.
Por que usar atalhos de teclado no Excel
O mouse foi projetado para ser intuitivo, não necessariamente para ser rápido. Quando você usa o mouse para cada ação no Excel, você move a mão do teclado para o mouse, navega até o botão ou menu correto, clica e volta a mão para o teclado. Para uma ação, esse processo leva alguns segundos. Para cem ações ao longo de um dia de trabalho, são minutos perdidos. Para alguém que trabalha com Excel por anos, são horas que poderiam ser economizadas com atalhos de teclado.
Além da velocidade, os atalhos de teclado reduzem o cansaço físico. Ficar movendo a mão constantemente entre o teclado e o mouse cria um movimento repetitivo que ao longo do tempo pode causar desconforto no punho e no ombro, especialmente para quem passa muitas horas por dia no computador. Manter as mãos no teclado o máximo possível é mais ergonômico e mais confortável para o trabalho prolongado.
A outra vantagem dos atalhos é que eles funcionam igualmente em qualquer versão do Excel. Botões e menus mudam de posição entre as versões do programa, e o que fica na aba Página Inicial em uma versão pode estar em outro lugar em outra versão. Os atalhos de teclado são muito mais estáveis — o Ctrl+C para copiar, o Ctrl+V para colar e o Ctrl+Z para desfazer funcionam da mesma forma no Excel 2010 e no Excel 365, o que torna o conhecimento dos atalhos um investimento mais duradouro do que memorizar onde cada botão fica.
Os atalhos mais usados no dia a dia do Excel
O Ctrl+C e o Ctrl+V para copiar e colar, e o Ctrl+X para recortar, são os atalhos mais básicos e que funcionam em praticamente todos os programas do Windows, não só no Excel. Se você ainda não usa esses, comece por aqui. O Ctrl+Z desfaz a última ação e pode ser pressionado várias vezes para desfazer múltiplas ações em sequência — é o seu salva-vidas quando você acidentalmente apaga algo importante. O Ctrl+Y refaz o que foi desfeito pelo Ctrl+Z.
Para salvar o arquivo, use Ctrl+S. Crie o hábito de pressionar Ctrl+S a cada poucos minutos enquanto trabalha, especialmente antes de fazer alguma mudança grande na planilha. Perder trabalho por falta de salvar é um dos erros mais dolorosos que existe, e o Ctrl+S resolve isso de forma tão rápida e automática que depois de um tempo você nem percebe mais que está fazendo. Ctrl+N cria um novo arquivo, Ctrl+A abre um arquivo existente e Ctrl+P abre as opções de impressão.
Para selecionar células rapidamente, use o Ctrl+Shift+Seta. Ctrl+Shift+Seta para baixo seleciona todas as células da coluna até o final dos dados. Ctrl+Shift+Seta para direita seleciona todas as colunas até o final dos dados na linha. Essa seleção rápida é especialmente útil quando você tem tabelas grandes e precisa selecionar uma coluna ou linha inteira sem arrastar o mouse por centenas de células. Pressionar Ctrl+Seta sem o Shift move o cursor diretamente para a última célula com dados na direção indicada, ótimo para navegar rapidamente em tabelas grandes.
Atalhos de formatação que fazem diferença
Ctrl+N aplica negrito nas células selecionadas. Ctrl+I aplica itálico. Ctrl+S aplica sublinhado. Esses três funcionam como alternadores: pressionar uma vez aplica a formatação, pressionar novamente remove. Para formatar rapidamente como moeda, use Ctrl+Shift+$. Para formatar como porcentagem, use Ctrl+Shift+%. Para aplicar o formato de número com duas casas decimais, use Ctrl+Shift+!. Esses atalhos de formatação são muito usados na criação de relatórios e deixam o trabalho de formatação muito mais rápido do que ficar clicando nos botões na faixa de opções.
Para alinhar o conteúdo das células, existe um atalho menos conhecido mas muito útil: Alt+H+A+C centraliza horizontalmente o conteúdo, Alt+H+A+L alinha à esquerda e Alt+H+A+R alinha à direita. Esse tipo de atalho com Alt abre os menus da faixa de opções por letras e funciona como um guia: pressione Alt e o Excel vai mostrar as letras correspondentes a cada aba e botão, permitindo que você navegue pelos menus sem usar o mouse.
O Ctrl+1 abre a janela de Formatar Células, que é a janela principal onde você acessa todas as opções de formatação: número, alinhamento, fonte, bordas e preenchimento. Em vez de clicar com o botão direito e escolher “Formatar Células” no menu de contexto, pressione Ctrl+1 e a janela abre instantaneamente. Para a maioria das formatações avançadas que não têm um atalho direto, passar pelo Ctrl+1 é a forma mais rápida.
Atalhos para trabalhar com fórmulas
O F2 é um dos atalhos mais úteis para quem trabalha com fórmulas. Ele coloca a célula selecionada no modo de edição, equivalente a dar um duplo clique na célula, mas sem tirar as mãos do teclado. Quando você pressiona F2 em uma célula com fórmula, o Excel também destaca com cores os intervalos que a fórmula está referenciando, o que ajuda muito a entender e depurar fórmulas complexas.
O F4 tem dois usos importantes. Quando você está digitando uma fórmula e acabou de clicar em uma célula para referenciá-la, pressionar F4 alterna entre os tipos de referência: relativa (A1), absoluta ($A$1), mista com coluna absoluta ($A1) e mista com linha absoluta (A$1). Isso elimina a necessidade de digitar manualmente os cifrões para travar referências. O segundo uso do F4 é fora das fórmulas: ele repete a última ação executada, o que é muito útil para aplicar a mesma formatação em múltiplas células uma por vez.
Ctrl+` (o acento grave, que fica na tecla ao lado do número 1 no teclado brasileiro) alterna entre a exibição de valores e a exibição de fórmulas na planilha inteira. Quando ativado, você vê as fórmulas em vez dos resultados em todas as células. Isso é muito útil para auditar uma planilha e verificar se as fórmulas estão corretas, especialmente em planilhas que você recebeu de outra pessoa e precisa entender como foram construídas.
Como incorporar os atalhos na sua rotina
A maioria das pessoas tenta memorizar vários atalhos de uma vez e acaba não usando nenhum, porque quando está no calor do trabalho cai automaticamente nos antigos hábitos com o mouse. A estratégia que funciona melhor é aprender um atalho de cada vez e praticá-lo intensivamente por alguns dias até ficar automático. Comece pelo Ctrl+Z e Ctrl+S, que são os mais urgentes. Depois adicione o Ctrl+C, Ctrl+V e Ctrl+X. Depois os atalhos de formatação. Gradualmente, seu repertório de atalhos vai crescer e a sua velocidade no Excel vai aumentar visivelmente.
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