A classificação simples do Excel — ordenar uma tabela por uma única coluna — resolve boa parte dos casos de uso cotidianos. Mas quando você tem uma tabela mais complexa, onde a ordem de uma linha não depende apenas de um campo mas de dois ou mais campos em hierarquia, a classificação simples não é suficiente. É para isso que existe a Classificação Personalizada do Excel: ela permite definir múltiplos níveis de ordenação, onde o segundo nível serve como critério de desempate quando o primeiro nível tem valores iguais. Neste artigo iremos mostrar como usar a classificação personalizada no Excel para ordenar tabelas por data e por outros critérios simultaneamente.
Vídeo aula sobre como classificar datas no Excel
Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como a classificar datas no Excel assistindo a um vídeo.
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Acessando a classificação personalizada no Excel
A classificação personalizada pode ser acessada por dois caminhos. O primeiro é pela aba Página Inicial: clique em “Classificar e Filtrar” no grupo Edição e escolha “Classificação Personalizada” no menu que aparece. O segundo é pela aba Dados: clique no botão “Classificar” (aquele com as setas e as letras A/Z, mas o botão maior no centro do grupo Classificar e Filtrar — não as setas menores de ordenação rápida).
Em ambos os casos, a mesma janela de classificação personalizada é aberta. Antes de abrir essa janela, é importante ter o cursor posicionado dentro da tabela de dados (qualquer célula da tabela). O Excel detecta automaticamente os limites da tabela e inclui todas as colunas como opções de critério de classificação. Se você tiver cabeçalhos na primeira linha (o que é altamente recomendável), marque a opção “Minha lista contém cabeçalhos” no topo da janela para que o Excel use os nomes das colunas como rótulos nos menus suspensos.
A janela de classificação personalizada tem uma lista de níveis de classificação e botões para adicionar, excluir e reordenar esses níveis. Por padrão, ela começa com um único nível. Cada nível tem três configurações: a coluna a ser usada como critério, o que classificar (valores da célula, cor da célula, cor da fonte ou ícone de formatação condicional) e a ordem (crescente, decrescente ou personalizada). Para a maioria dos casos, você vai usar “Valores da Célula” como o que classificar.
Adicionando múltiplos critérios de classificação
Para adicionar um segundo critério de classificação, clique em “Adicionar Nível” na janela de classificação personalizada. Uma nova linha aparece abaixo da primeira, com os mesmos três menus para configurar. O primeiro nível é o critério principal — a tabela é ordenada por esse campo em primeiro lugar. O segundo nível é o critério de desempate — quando duas ou mais linhas têm o mesmo valor no primeiro critério, elas são ordenadas entre si usando o segundo critério.
Para o exemplo de uma tabela de lançamentos financeiros com coluna de Data e coluna de Categoria: configure o primeiro nível como a coluna Data com a ordem “Do mais antigo para o mais novo”. Configure o segundo nível como a coluna Categoria com a ordem “A a Z”. Quando você clicar em OK, o Excel primeiro organiza todos os lançamentos em ordem cronológica. Dentro dos lançamentos com a mesma data, os que têm a mesma data são ordenados alfabeticamente pela categoria.
Você pode adicionar até 64 níveis de classificação na janela de classificação personalizada. Na prática, dois ou três níveis são suficientes para a vasta maioria das situações. Para tabelas de folha de pagamento, por exemplo, um critério triplo seria: primeiro por Departamento (A a Z), segundo por Cargo (A a Z) e terceiro por Nome (A a Z) — o resultado é uma tabela organizada por departamento, dentro de cada departamento por cargo, e dentro de cada cargo em ordem alfabética de nome.
Reordenando e removendo níveis de classificação
A ordem dos níveis na janela de classificação personalizada define a hierarquia da ordenação: o nível mais acima tem prioridade sobre os abaixo. Para alterar a prioridade dos níveis, use os botões de seta para cima e para baixo que ficam ao lado dos botões de adicionar e excluir níveis. Mover um nível para cima aumenta sua prioridade; mover para baixo diminui.
Para remover um nível que não é mais necessário, selecione-o na lista e clique no botão “Excluir Nível”. Para duplicar um nível existente (quando você quer o mesmo critério mas com ordem diferente, ou quando quer criar um critério similar rapidamente), clique em “Copiar Nível”. O nível duplicado herda todas as configurações do original e pode ser ajustado independentemente.
Uma funcionalidade menos conhecida é a opção “Ordem Personalizada” no menu de ordem de cada nível. Em vez de ordenar de A a Z, Z a A, menor para maior ou maior para menor, você pode definir uma ordem específica de valores. Por exemplo, se a coluna Prioridade tem os valores “Alta”, “Média” e “Baixa”, a ordem alfabética colocaria “Alta” primeiro, “Baixa” segundo e “Média” terceiro — o que não reflete a prioridade real. Com a ordem personalizada, você define explicitamente: Alta, Média, Baixa. O Excel ordena nessa sequência específica em vez de usar a ordem padrão.
Classificação personalizada com data e nome — exemplo prático
Imagine uma tabela de clientes com data de cadastro e nome. Vários clientes podem ter se cadastrado no mesmo dia. Você quer ver a lista organizada por data e, para os cadastros do mesmo dia, em ordem alfabética por nome. Sem a classificação personalizada, ordenar apenas por data deixaria os nomes dentro do mesmo dia em ordem aleatória (a ordem em que foram digitados originalmente). Com a classificação personalizada de dois níveis, você resolve isso perfeitamente.
Abra a classificação personalizada, configure o primeiro nível como a coluna Data com “Do mais antigo para o mais novo”. Adicione um segundo nível com a coluna Nome e ordem “A a Z”. Clique em OK. O resultado é uma tabela cronológica onde os clientes cadastrados no mesmo dia aparecem em ordem alfabética de nome dentro daquele grupo de datas. Adicionar um terceiro critério de desempate — por exemplo, e-mail para desempatar clientes com mesmo nome e mesma data — é igualmente simples: adicione mais um nível.
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