Trabalhar com tabelas que têm datas no Excel é muito comum — relatórios financeiros, controle de pedidos, histórico de clientes, lançamentos de despesas. E em algum momento você vai precisar classificar essa tabela por data: do registro mais antigo para o mais recente, ou do mais recente para o mais antigo. Parece simples, mas existem duas formas de fazer isso no Excel, e quando as datas estão armazenadas de forma incorreta a ordenação não funciona como esperado. Neste artigo iremos mostrar como ordenar datas no Excel da forma correta, usando os recursos nativos da ferramenta.
Vídeo aula sobre como ordenar datas no Excel
Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como a ordenar datas no Excel assistindo a um vídeo.
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Ordenando datas pelo botão Classificar e Filtrar
A forma mais rápida de ordenar datas no Excel é usando o botão Classificar e Filtrar que fica na aba Página Inicial, no canto direito da faixa de opções. Antes de clicar, você não precisa selecionar toda a tabela — basta clicar em qualquer célula dentro da coluna de datas. Com o cursor posicionado em qualquer célula da coluna que tem as datas, vá em Página Inicial, clique em Classificar e Filtrar e você verá as opções de ordenação.
Para datas, as opções que aparecem são “Do mais antigo para o mais novo” e “Do mais novo para o mais antigo” — o Excel reconhece automaticamente que a coluna contém datas e adapta o texto das opções para o contexto de data (em vez de “A a Z” ou “Do menor para o maior”, que são as opções para texto e número, respectivamente). Clique em “Do mais antigo para o mais novo” para ordenar em ordem cronológica crescente, ou “Do mais novo para o mais antigo” para a ordem decrescente. O Excel classifica toda a tabela com base na data, mantendo cada linha íntegra — os outros dados de cada linha seguem junto com a data correspondente.
Um cuidado importante: quando você seleciona apenas a coluna de datas antes de classificar (selecionando só a coluna inteira, não uma célula dentro da tabela), o Excel pode perguntar se você quer expandir a seleção para incluir as outras colunas. Sempre escolha “Expandir a seleção” — isso garante que as outras colunas se reorganizem junto com a coluna de datas. Se você escolher “Continuar com a seleção atual”, apenas a coluna de datas será reordenada, enquanto as outras colunas permanecem no lugar original, misturando os dados das linhas incorretamente.
Ordenando datas pela aba Dados
A segunda forma de ordenar datas no Excel é pela aba Dados, onde existe um botão específico de classificação. Na aba Dados, você encontra os botões de ordenação crescente e decrescente (representados pelas letras A e Z com uma seta) logo à esquerda. Para datas, o comportamento é o mesmo: com o cursor em qualquer célula da coluna de datas, clique no botão de classificação crescente (A→Z) para ordenar do mais antigo para o mais novo, ou no botão decrescente (Z→A) para do mais novo para o mais antigo.
A aba Dados também dá acesso à classificação personalizada — um recurso muito mais poderoso que os botões simples de ordenação. Para acessar a classificação personalizada, clique no botão “Classificar” na aba Dados (não nas setas, mas no botão com a seta dupla que abre a janela de configuração). Essa janela permite configurar múltiplos níveis de classificação, o que é especialmente útil quando você tem registros com datas iguais e quer definir um critério de desempate.
A vantagem de usar a aba Dados em vez de Página Inicial é ter acesso mais direto às opções de classificação avançada, e em algumas versões do Excel a interface é ligeiramente diferente, tornando mais fácil encontrar a classificação personalizada por esse caminho. Tanto a aba Página Inicial quanto a aba Dados fazem exatamente a mesma operação para classificações simples de data — use a que você achar mais conveniente no seu fluxo de trabalho.
Classificação personalizada: ordenando por data e por um segundo critério
A classificação personalizada é o recurso que você usa quando precisa de dois ou mais critérios de ordenação ao mesmo tempo. O caso mais comum com datas é: ordernar por data primeiro, e quando duas linhas têm a mesma data, ordernar por um segundo campo como nome, valor ou código. Sem a classificação personalizada, quando há datas iguais a ordem das linhas com a mesma data fica indeterminada — o Excel não garante qual vai aparecer primeiro.
Para acessar a classificação personalizada, vá em Página Inicial, Classificar e Filtrar, Classificação Personalizada. Ou vá em Dados e clique no botão Classificar. A janela que se abre permite adicionar múltiplos níveis de classificação. Clique em “Adicionar Nível” para incluir um segundo critério. No primeiro nível, selecione a coluna de data e a ordem (mais antigo para mais novo ou vice-versa). No segundo nível, selecione a coluna de desempate (como o nome do cliente) e a ordem correspondente (A a Z para alfabética crescente).
Quando você clica em OK, o Excel aplica os dois critérios em sequência: primeiro organiza por data e, dentro das linhas que têm a mesma data, aplica o segundo critério. Se Tiago e Lígia têm a mesma data de lançamento, por exemplo, Lígia aparece antes de Tiago na ordenação alfabética crescente (A a Z). Essa hierarquia de critérios é exatamente o que a classificação personalizada permite configurar, tornando a organização da tabela muito mais precisa do que a ordenação simples por um único campo.
Quando a ordenação de datas não funciona corretamente
Um problema muito frequente ao trabalhar com datas no Excel é que a ordenação não funciona como esperado — a tabela não fica em ordem cronológica mesmo depois de aplicar a classificação. Isso acontece quando as datas estão armazenadas como texto e não como valores de data reais. Visualmente, uma data-texto parece idêntica a uma data real na célula, mas o Excel as trata de forma completamente diferente na hora de ordenar.
Quando as datas são texto, o Excel não ordena por data — ele ordena como se fossem strings de caracteres, comparando dígito por dígito da esquerda para a direita. O número 2 é “maior” do que 1, então “20/01/2018” pode aparecer depois de “15/03/2022” porque o primeiro caractere 2 é maior que 1. A ordem cronológica real é completamente ignorada, e o resultado parece aleatório para quem não entende o motivo.
A boa notícia é que o Excel detecta esse problema quando você tenta ordenar: ele exibe uma caixa de diálogo perguntando se você quer “Classificar tudo que pareça com número como número” e “Classificar tudo que pareça data como data”. Escolher a segunda opção resolve o problema momentaneamente para aquela ordenação. Mas a solução definitiva é converter as datas-texto em valores de data reais — o que veremos em detalhes em outro artigo desta série.
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