Organizar uma lista de dados em ordem — do menor para o maior, do mais antigo para o mais recente, de A a Z — é uma das tarefas mais frequentes em qualquer planilha. Seja para organizar uma lista de clientes por nome, uma tabela de vendas por valor ou um controle de estoque por código de produto, a classificação é o primeiro passo para qualquer análise que exige visualização ordenada. O Excel tem ferramentas rápidas e acessíveis para classificar dados tanto em ordem crescente quanto decrescente, e conhecê-las bem faz toda a diferença na produtividade com planilhas. Neste artigo iremos mostrar como classificar dados no Excel de todas as formas disponíveis.
Vídeo aula sobre como ordenar dados no Excel
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As duas rotas para acessar a classificação no Excel
O Excel oferece duas formas de chegar aos botões de classificação, e ambas levam aos mesmos resultados. A primeira é pela aba Página Inicial: vá em Página Inicial, localize o grupo Edição (no lado direito da faixa de opções) e clique em “Classificar e Filtrar”. Um menu suspenso aparece com as opções “Classificar de A a Z” (ordem crescente), “Classificar de Z a A” (ordem decrescente) e “Classificação Personalizada” (para critérios mais complexos).
A segunda rota é pela aba Dados: clique em Dados na faixa de opções e você verá imediatamente no grupo “Classificar e Filtrar” dois botões com ícones de seta — o botão AZ (com a seta para baixo, do menor para o maior) e o botão ZA (com a seta para cima, do maior para o menor). Ao lado desses dois ícones de ordenação rápida, há um botão maior chamado “Classificar” que abre a janela de classificação personalizada. Ambas as rotas funcionam igualmente — é questão de preferência e de qual aba você já está usando no momento.
Para usuários que trabalham muito com classificação de dados, a aba Dados tende a ser mais prática porque os botões de classificação ficam diretamente visíveis sem precisar de um menu suspenso adicional. Para usuários que raramente classificam mas usam muito as ferramentas de formatação da Página Inicial, faz mais sentido acessar pelo caminho que já está ativo.
Como classificar em ordem crescente e decrescente na prática
Para classificar uma coluna em ordem crescente — de A a Z para textos, do menor para o maior para números, do mais antigo para o mais recente para datas —, clique em qualquer célula dentro da coluna que contém os dados que você quer usar como critério de classificação. Não precisa selecionar a coluna inteira, nem selecionar todos os dados da tabela — basta uma única célula dentro da coluna de ordenação. Então vá em Dados e clique no botão AZ (ou vá em Página Inicial, Classificar e Filtrar, e escolha “Classificar de A a Z”).
O Excel detecta automaticamente os limites da tabela ao redor da célula clicada e reordena todas as colunas da tabela juntas, mantendo cada linha íntegra. Se a coluna A tem nomes e a coluna B tem valores, ao classificar por nome na coluna A, os valores da coluna B se reorganizam na mesma sequência — cada nome permanece com o valor correspondente. Essa reorganização conjunta das linhas é fundamental: a classificação só é útil se a correspondência entre as colunas é preservada.
Para a ordem decrescente — de Z a A para textos, do maior para o menor para números, do mais recente para o mais antigo para datas —, o processo é idêntico mas você usa o botão ZA (ou “Classificar de Z a A” na Página Inicial). A ordem decrescente é muito usada em análises de desempenho onde você quer ver os maiores valores no topo (como top vendedores, maiores gastos, produtos mais vendidos) sem precisar rolar até o final de uma lista para encontrar o que mais importa.
O que acontece quando você seleciona a coluna inteira antes de classificar
Um comportamento que confunde muitos usuários é o que acontece quando você seleciona a coluna inteira (clicando na letra da coluna no cabeçalho) antes de clicar em classificar. Quando toda a coluna está selecionada e você clica em AZ ou ZA, o Excel olha para a coluna mais à esquerda da sua seleção para determinar qual coluna usar como critério de ordenação. Se você selecionou as colunas B e C juntas clicando e arrastando, o Excel usa a coluna B como critério — o que pode não ser o que você queria.
Para evitar esse problema e garantir total controle sobre qual coluna é usada como critério de classificação, sempre use o método de clicar em uma única célula dentro da coluna desejada antes de classificar. Dessa forma, o Excel usa exatamente aquela coluna como critério, sem ambiguidade. Reserve a seleção de múltiplas colunas para quando você usar a Classificação Personalizada, onde você pode especificar explicitamente qual coluna é o critério.
Se você chegou em uma situação onde o Excel classificou pelas colunas erradas, use Ctrl+Z imediatamente para desfazer. A classificação pode ser desfeita com Ctrl+Z, mas apenas enquanto você não fizer outra ação que sobrescreva o histórico. Para dados críticos onde um erro de classificação poderia ser difícil de identificar, salve uma cópia do arquivo antes de classificar — especialmente em tabelas muito grandes onde verificar a correção da ordenação pode ser trabalhoso.
Verificando se a classificação ficou correta
Após classificar, sempre faça uma verificação rápida nos primeiros e nos últimos registros da lista para confirmar que a ordem está correta. Para uma classificação crescente de números, o menor valor deve estar na primeira linha e o maior na última. Para texto, o primeiro item deve estar no início do alfabeto (com “A” ou próximo) e o último no final. Para datas, a mais antiga deve estar no topo e a mais recente no final.
Se a verificação revelar que a ordem está errada — por exemplo, os números não estão ordenados corretamente —, o problema mais provável é que os valores estão armazenados como texto em vez de número. Números como texto se ordenam dígito por dígito (como se fossem palavras), não pela magnitude numérica. O “10” texto vem antes do “2” texto porque o “1” vem antes do “2” na comparação de caracteres. Se esse é o problema, converta os valores para número (Ctrl+1, Número, OK) antes de classificar novamente.
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