Os botões de classificação rápida do Excel — AZ e ZA — resolvem a maioria dos casos simples de ordenação. Mas quando você precisa de mais controle — escolher exatamente qual coluna usar como critério de ordenação, classificar por dois ou três campos ao mesmo tempo, ou especificar que a coluna da direita deve ser o critério em vez da da esquerda —, a Classificação Personalizada é a ferramenta certa. Ela abre uma janela completa com opções avançadas de ordenação que os botões simples não oferecem. Neste artigo iremos mostrar como usar a Classificação Personalizada no Excel para ter total controle sobre como seus dados são ordenados.
Vídeo aula sobre como ordenar dados no Excel
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Acessando a janela de Classificação Personalizada
A Classificação Personalizada está disponível em dois caminhos. Pela aba Página Inicial: clique em “Classificar e Filtrar” (grupo Edição, canto direito) e escolha “Classificação Personalizada”. Pela aba Dados: clique no botão “Classificar” (o botão maior com o ícone de setas e letras, ao lado dos botões AZ e ZA no grupo Classificar e Filtrar). Ambos os caminhos abrem a mesma janela de Classificação Personalizada, com opções idênticas.
A janela de Classificação Personalizada tem uma área central com a lista de critérios de classificação (inicialmente vazia ou com um critério padrão) e botões para adicionar, excluir e copiar critérios. No topo, uma caixa de seleção “Minha lista contém cabeçalhos” determina se o Excel deve tratar a primeira linha como cabeçalho (e excluí-la da ordenação) ou como dado comum a ser incluído na classificação. Certifique-se de que essa opção está marcada quando sua tabela tem cabeçalhos — o que é o caso da maioria das planilhas bem estruturadas.
Cada linha na lista de critérios tem três configurações: a coluna a ser usada como critério (escolhida em um menu suspenso com o nome de cada coluna), o que classificar (valores da célula, cor da célula, cor da fonte ou ícone de formatação condicional) e a ordem (A a Z, Z a A, ou personalizada). A combinação dessas três configurações para cada critério define exatamente como a classificação será executada.
Classificando por uma coluna específica com a Classificação Personalizada
A Classificação Personalizada é especialmente útil quando você tem uma seleção de múltiplas colunas e quer especificar qual delas usar como critério — em vez de deixar o Excel escolher a coluna mais à esquerda da seleção automaticamente, como fazem os botões AZ e ZA. Selecione as colunas que fazem parte da tabela (todas as colunas que devem ser reordenadas juntas), abra a Classificação Personalizada, e no campo “Coluna” do critério, selecione exatamente qual coluna deve determinar a ordem de classificação.
Por exemplo: você tem uma tabela com colunas Nome (A), Departamento (B) e Valor Total (C). Você quer classificar pelo Valor Total (coluna C) do maior para o menor, mas precisa que Nome e Departamento acompanhem a reordenação. Com a Classificação Personalizada, você seleciona “Coluna C” (ou “Valor Total” se os cabeçalhos estiverem ativos) e a ordem “Z a A” (do maior para o menor). Ao clicar em OK, a tabela é reordenada pelo Valor Total, com as colunas A e B acompanhando cada linha correspondente.
Usando os botões AZ/ZA direto com o cursor em qualquer célula da coluna C teria o mesmo resultado nesse caso. Mas se você tivesse selecionado as três colunas antes de classificar, os botões AZ/ZA usariam a coluna A (mais à esquerda da seleção) como critério, não a C. A Classificação Personalizada elimina essa ambiguidade ao deixar você escolher explicitamente a coluna.
Classificando por dois ou mais critérios simultaneamente
O recurso mais poderoso da Classificação Personalizada é a possibilidade de classificar por múltiplos critérios em hierarquia. O primeiro critério é o principal — os dados são ordenados por ele. Quando dois ou mais registros têm o mesmo valor no primeiro critério, o segundo critério serve como desempate. Se o empate persistir, o terceiro critério é aplicado.
Para adicionar um segundo critério, clique em “Adicionar Nível” na janela de Classificação Personalizada. Uma segunda linha de critério aparece. Configure essa segunda linha com a coluna e a ordem desejadas. Por exemplo: primeiro critério é Departamento (A a Z), segundo critério é Valor Total (Z a A). O resultado: os dados ficam agrupados por departamento em ordem alfabética, e dentro de cada departamento, os registros aparecem do maior para o menor valor. Esse duplo critério seria impossível com os botões AZ/ZA simples.
Você pode adicionar até 64 níveis de critério na Classificação Personalizada, embora raramente mais de três sejam necessários na prática. A ordem dos critérios na lista (de cima para baixo) define a hierarquia — o critério mais acima tem prioridade sobre os abaixo. Para reordenar os critérios, use os botões de seta para cima e para baixo ao lado da lista. Para remover um critério, selecione-o e clique em “Excluir Nível”. Para duplicar um critério existente (útil quando você quer o mesmo campo com ordem diferente), clique em “Copiar Nível”.
Usando a ordem personalizada para classificar por lista customizada
Além das ordens A a Z e Z a A, a Classificação Personalizada oferece uma terceira opção: “Lista Personalizada”. Essa opção permite classificar por uma ordem que você define, diferente da ordem alfabética ou numérica. Por exemplo, se você tem uma coluna de status com os valores “Pendente”, “Em andamento” e “Concluído”, a ordem alfabética colocaria “Concluído” primeiro, “Em andamento” segundo e “Pendente” terceiro — o que não reflete a sequência lógica do processo.
Com a ordem personalizada, você define a sequência exata: “Pendente” primeiro, “Em andamento” segundo, “Concluído” terceiro. Na Classificação Personalizada, no campo Ordem, selecione “Lista Personalizada”. Uma janela de lista personalizada se abre onde você pode digitar os valores na sequência desejada ou selecionar uma lista personalizada que já existe nas configurações do Excel. O Excel classifica os dados exatamente nessa ordem, independentemente da alfabética.
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